Wenn Sie routinemäßig Dokumente von verschiedenen Personen erhalten, fragen Sie sich möglicherweise, ob es eine Möglichkeit gibt, die Dokumente so zu formatieren, dass sie alle gleich aussehen. Es kann frustrierend sein, mit Dokumenten zu arbeiten, bei denen jeder eine andere Vorstellung davon hat, was auf einer gedruckten Seite „gut“ aussieht.

Die bewährte Methode zur Standardisierung der Formatierung von Informationen in einem Dokument besteht darin, einfach Stile zu verwenden. Wenn Sie eine Reihe von Stilen definieren, die alle Ihre Formatierungsanforderungen abdecken, können Sie diese in einer Vorlage speichern, die problemlos auf eine Vielzahl von Dokumenten angewendet werden kann. Anschließend hängen Sie die Vorlage wie folgt an ein Dokument an:

  1. Zeigen Sie den Registerkarte Entwickler des Menübands an und klicken Sie dann auf das Dokumentvorlagen-Tool. Word zeigt das Dialogfeld Vorlagen und Add-Ins an. (Siehe Abbildung 1.)

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhängen. Word zeigt das Dialogfeld Vorlage anhängen an, das einem Standarddialogfeld zum Öffnen sehr ähnlich sieht.

  3. Verwenden Sie die Steuerelemente im Dialogfeld, um die Vorlage zu suchen und auszuwählen, die an Ihr Dokument angehängt werden soll.

  4. Klicken Sie auf Öffnen. Das Dialogfeld Vorlage anhängen wird ausgeblendet und der Name der ausgewählten Vorlage wird im Feld Dokumentvorlage angezeigt.

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentstile automatisch aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Stile in der Vorlage auf Ihr Dokument angewendet werden.

  6. Klicken Sie auf OK.

Wenn die für Schritt 1 erforderliche Registerkarte „Entwickler“ nicht angezeigt wird, müssen Sie die Registerkarte sichtbar machen. (Wie Sie dies tun, hängt von der von Ihnen verwendeten Word-Version ab und wurde in anderen Ausgaben von ExcelTips behandelt.)

Diese sechs einfachen Schritte wenden die Formatierung in der Vorlage auf das geöffnete Dokument an. Was bedeutet das? Dies bedeutet, dass das Erscheinungsbild aller mit Stilen formatierten Elemente im aktuellen Dokument aktualisiert wird, um Stile mit denselben Namen in der Vorlage wiederzugeben. Wenn beispielsweise sowohl im Dokument als auch in der Vorlage ein Texttextformat vorhanden ist, überschreiben die Stildefinitionen in der Vorlage die im Dokument enthaltenen, wodurch das Erscheinungsbild des Dokuments standardisiert wird.

Das hat natürlich ein paar große Vorbehalte. Wenn das Dokument keine Stile verwendet oder wenn die Zeichenformatierung im Dokument explizit überschrieben wurde (dh der Benutzer hat Text ausgewählt und das Dialogfeld Schriftart oder Bänder zum Formatieren von Text verwendet), wird die Vorlage an das Dokument angehängt haben keine nennenswerte Auswirkung auf den Text. Sie müssen das Dokument noch durchgehen und die Stile aus der neu angehängten Vorlage manuell anwenden.

Das andere, was beim Anhängen einer neuen Vorlage nicht aktualisiert wird, sind Informationen im Dialogfeld Seite einrichten. Dinge wie Papiergröße, Ränder, Kopf- und Fußzeilenpositionen und Ausrichtung sind daher nicht betroffen. Diese müssen entweder manuell dokumentweise aktualisiert oder als Ganzes mithilfe eines Makros erstellt werden. Der Rahmen für ein solches Makro lautet wie folgt:

Sub MassFormatFiles     Dim JName As String

Dialogs(wdDialogFileOpen).Show     Application.ScreenUpdating = False     JName = Dir("*.doc")

While (JName > "")

Application.Documents.Open FileName:=JName

'Do formatting here

ActiveDocument.Close SaveChanges:=wdSaveChanges         JName = Dir()

Wend     Application.ScreenUpdating = True End Sub

Denken Sie daran, dass dies nur ein Rahmen ist. Um das Makro zu verwenden, müssen Sie den Kommentar „Hier formatieren“ durch die tatsächlichen Befehle ersetzen, die die gewünschte Formatierung für jede Datei vornehmen. Sie können diese Befehle bei Bedarf aus einem Makro kopieren, in dem Sie die Formatierungsschritte aufgezeichnet haben.

Wenn Sie das Makro ausführen, wird ein reguläres Dialogfeld zum Öffnen angezeigt. Sie müssen lediglich den Ordner anzeigen, dessen Dateien Sie verarbeiten möchten, und dann auf Öffnen klicken. Jede Datei wird nacheinander geöffnet, formatiert (mit den angegebenen Formatierungsbefehlen) und dann erneut gespeichert.

Sie sollten verstehen, dass Sie jedes Mal, wenn Sie versuchen, eine „Massenformatierung“ zwischen Dokumenten durchzuführen, Gefahr laufen, die Dokumente auf unvorhergesehene Weise durcheinander zu bringen. Warum? Weil es möglicherweise einen relativ kleinen, aber wichtigen Unterschied zwischen Dokumenten gibt, der durch das Überschreiben beim Anwenden der gängigen Formate ungeschickt durcheinander gebracht wird. Keine automatische Formatierung kompensiert das manuelle Durchsuchen jeder Seite eines Dokuments, um sicherzustellen, dass alles so angezeigt wird, wie es sollte.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (7354) gilt für Microsoft Word 2007, 2010 und 2013.