In der Kopfzeile seines Dokuments enthält Tony ein Datumsfeld. Er fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, das Datumsfeld nur dann zu aktualisieren, wenn Änderungen an den Details des Dokuments vorgenommen wurden. Er verwendet das Feld, um die Version des Dokuments wiederzugeben.

Bevor diskutiert wird, wie Sie dieses Bedürfnis angehen können, muss eine philosophische Frage berücksichtigt werden: Wann wird tatsächlich eine Änderung vorgenommen? Wann ist die Bearbeitung abgeschlossen oder wann wird das von Ihnen bearbeitete Dokument tatsächlich gespeichert? Die philosophische Antwort ist natürlich, dass die Änderung erst dann wirklich „vorgenommen“ wird, wenn Sie Ihr Dokument speichern. Sie können stundenlang Änderungen an Ihrem Dokument vornehmen. Wenn Sie das Dokument jedoch nie speichern, sind diese Änderungen kurzlebig. Sie verschwinden, wenn Sie die Stromversorgung Ihres Computers verlieren.

Microsoft hat dies erkannt und noch nie ein Feld gehabt, das das Datum angibt, an dem die Änderungen zuletzt vorgenommen wurden. Stattdessen enthielten sie ein SaveDate-Feld, das das Datum angibt, an dem das Dokument zuletzt gespeichert wurde. So können Sie dieses Feld zu Ihrem Dokument hinzufügen:

  1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der das Datum angezeigt werden soll.

  2. Zeigen Sie die Registerkarte Einfügen des Menübands an.

  3. Klicken Sie auf Quick Parts (in der Gruppe Text) und dann auf Felder. Word zeigt das Dialogfeld Feld an.

  4. Wählen Sie Datum und Uhrzeit aus der Dropdown-Liste Kategorien links im Dialogfeld. (Siehe Abbildung 1.)

  5. Wählen Sie SaveDate aus der Feldliste auf der linken Seite des Dialogfelds.

  6. Klicken Sie auf Optionen, um bei Bedarf ein Datumsformat auszuwählen.

  7. Klicken Sie auf OK, um das Feld einzufügen.

Sie sollten beachten, dass das SaveDate-Feld nicht sofort aktualisiert wird, wenn Sie Ihr Dokument während der Bearbeitung speichern. Es zeigt dasselbe Verhalten wie jedes andere Feld in Ihrem Dokument und wird nur aktualisiert, wenn das Feld selbst aktualisiert wird. (Dieses Verhalten wurde in anderen WordTips behandelt.)

Es gibt auch eine andere Möglichkeit, das letzte Datum, an dem Ihr Dokument gespeichert wurde, mithilfe einer Dokumenteigenschaft namens DocModified einzufügen. Trotz seines Namens werden dieselben Informationen wie im Feld SaveDate angezeigt. Sie können diese benutzerdefinierte Eigenschaft auf die gleiche Weise in Ihr Dokument einfügen, wie Sie das Feld SaveDate eingefügt haben:

  1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, an der das Datum angezeigt werden soll.

  2. Zeigen Sie die Registerkarte Einfügen des Menübands an.

  3. Klicken Sie auf Quick Parts (in der Gruppe Text) und dann auf Felder. Word zeigt das Dialogfeld Feld an.

  4. Wählen Sie in der Liste der Kategorien Dokumentinformationen aus.

  5. Wählen Sie in der Liste der Feldnamen DocProperty aus.

  6. Wählen Sie in der Eigenschaftsliste die DocModified-Eigenschaft aus.

  7. Klicken Sie auf OK. Word fügt das Feld in Ihr Dokument ein.

Wenn Sie mit Feldern arbeiten, wie in diesem Tipp beschrieben, müssen Sie einige Dinge beachten. Das erste habe ich bereits erwähnt – die Tatsache, dass Felder nicht automatisch aktualisiert werden; Sie müssen speziell aktualisiert werden. Die andere Sache ist, dass, wenn Sie Felder aktualisieren (z. B. wenn Sie das Dokument drucken, wodurch die Felder automatisch aktualisiert werden), Word der Ansicht ist, dass das Dokument selbst aktualisiert wurde, nur weil die Felder aktualisiert wurden. Wenn Sie das Dokument schließen, werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Änderungen speichern möchten. Wenn Sie das Dokument speichern, zeigt das Feld SaveDate beim nächsten Öffnen des Dokuments natürlich das neue Datum an, an dem Sie das Dokument gespeichert haben, und nicht das Datum, an dem Sie echte Änderungen am Dokument vorgenommen haben. (Entschuldigung, gegen Microsoft, ich betrachte Aktualisierungen von Feldern nicht als „echte Änderungen“.) Unter dem Strich sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihr Dokument nur speichern, wenn Sie wirklich Änderungen vornehmen, nicht nur, wenn die Felder aktualisiert wurden.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (13746) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.