Tim merkt an, dass beim Bearbeiten eines älteren Dokuments, das viele Hände durchlaufen hat (die im Allgemeinen keine Ahnung von Stilen haben), das Dokument immer eine Menge sehr ähnlicher Stile enthält, alle mit geringfügigen Änderungen. Er fragt sich, wie dieses Problem am besten minimiert und solche Dokumente auf einen einzigen Satz sinnvoller Stile zurückgeführt werden können.

Dieses Problem war für Redakteure und andere leistungsstarke Word-Benutzer seit Jahren frustrierend. Leider gibt es keinen einfachen Weg, um diese Frustration zu umgehen. Das eigentliche Problem ist, dass Stile (wie Sie wissen) sehr mächtig sind und mit dieser Kraft die Notwendigkeit einhergeht, sie richtig zu verwenden. Wenn Sie Benutzer haben, die sie nicht richtig verwenden, kann dies im Laufe der Zeit zu Schäden an einem Dokument führen.

Die Lösung besteht also darin, die Benutzer über die ordnungsgemäße Verwendung von Stilen zu informieren.

Dies ist jedoch nicht immer möglich; Sie können nicht immer erwarten, dass Ihre Benutzer Experten auf diesem Gebiet von Word werden.

Es erfordert ein wenig Arbeit, um die ähnlichen Stile loszuwerden, die im Laufe der Zeit auftauchen. Angenommen, Sie senden das Dokument mit einem benutzerdefinierten Stil namens MyStyle. Wenn das Dokument zurückkommt, sehen Sie, dass es Variationen des Stils wie MyStyle1, MyStyle2, MyStyle + Bold, MyStyle + Centered usw. enthält. (Es kann eine beliebige Anzahl oder Vielfalt dieser ähnlichen Stile geben.) diese allgemeinen Schritte:

  1. Zeigen Sie den Aufgabenbereich Stil an. (Zeigen Sie die Registerkarte „Startseite“ des Menübands an und klicken Sie auf das kleine Symbol unten rechts in der Gruppe „Stile“.)

  2. Suchen Sie in der Liste der Stile eine der „Ähnlichkeiten“, die Sie entfernen möchten, z. B. MyStyle2.

  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Stil und rechts davon wird ein Abwärtspfeil angezeigt.

  4. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, und in den resultierenden Auswahlmöglichkeiten sollte etwa Alle X-Instanzen auswählen angezeigt werden, wobei X die Häufigkeit darstellt, mit der der Stil im Dokument verwendet wird. Klicken Sie auf diese Option.

Word wählt alles im Dokument aus, das diesen Stil verwendet.

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Stil auf den tatsächlichen Stil, den Sie verwenden möchten, z. B. MyStyle. Dies wendet den richtigen Stil (MyStyle) auf den gesamten ausgewählten Text (MyStyle2) an.

  2. Klicken Sie erneut auf den Dropdown-Pfeil des Stils, und es sollte eine abgeblendete Option mit der Aufschrift Alle auswählen: Derzeit nicht verwendet angezeigt werden. Auf diese Weise erfahren Sie, dass der Stil derzeit nicht im Dokument verwendet wird, und Sie können die Option Löschen (erneut aus dem Dropdown-Menü) auswählen, um ihn zu entfernen.

  3. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6, bis Sie alle ähnlichen Stile entfernt haben, die Sie nicht mehr benötigen.

Wie Sie sehen, ist dieser Prozess sehr langwierig und wir konnten nie eine makrobasierte Lösung finden, um ihn weniger langwierig zu machen. Sie können natürlich einfach von vorne beginnen, indem Sie ein brandneues Dokument öffnen, das Ihr bevorzugtes Stylesheet verwendet, den gesamten Text aus dem durcheinandergebrachten Dokument kopieren und Spezial einfügen | verwenden Unformatierter Text, um ihn in das neue Dokument zu übernehmen. Sie müssten dann den eingefügten Text durchgehen und alle Stile erneut anwenden, wie sie angewendet werden sollen.

Welcher Ansatz einfacher ist (unerwünschte Stile löschen oder alle Stile erneut anwenden), hängt von der Länge, Komplexität und Anzahl der unerwünschten Stile im Dokument ab.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (13394) gilt für Microsoft Word 2007, 2010 und 2013.