Sarah hat ein Dokument, das sie in zwei verschiedenen Ordnern auf ihrem System speichern muss. Sie fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, Aktualisierungen an einer Kopie des Dokuments automatisch in der anderen Kopie des Dokuments wiederzugeben.

Es gibt tatsächlich mehrere Möglichkeiten, wie Sie dieses Problem angehen können. Eine besteht darin, ein Makro zu erstellen, das das Dokument tatsächlich an zwei Speicherorten speichert. Hier ist ein Beispiel für ein Makro, das dies tut.

Sub DualSave()

Dim FirstFolder As String     Dim SecondFolder As String     Dim DocName As String     Dim objF As Object     Dim retVal As Long

SecondFolder = "c:\MyLocation\"



With ActiveDocument         If Not .Saved Then             .Save             FirstFolder = .Path & "\"

DocName = .Name             If FirstFolder = SecondFolder Then                 MsgBox "WARNING! Second folder is the same as first folder."

Exit Sub             End If

Set objF = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

retVal = -1             On Error Resume Next             retVal = objF.CopyFile(FirstFolder & DocName, _               SecondFolder & DocName, True)

On Error GoTo 0             Set objF = Nothing             If retVal <> 0 Then                 MsgBox "File could not be copied to folder " & SecondFolder             End If         End If     End With End Sub

Ein solches Makro ist insofern ziemlich simpel, als es von Ihrem derzeitigen Standort in einen zweiten Ordner kopiert wird (angegeben in der Variablen SecondFolder). Das heißt, wenn Sie das Dokument im zweiten Ordner öffnen und dann speichern, wird das Originaldokument nicht aktualisiert und das Ausführen des DualSave-Makros generiert einen Fehler. (Der Fehler tritt auf, weil der erste und der zweite Ordnername identisch sind.) Aus diesem Grund ist ein solcher Makroansatz besser geeignet, wenn Sie an einen zweiten Speicherort kopieren möchten, um Sicherungen Ihrer Dokumente zu erstellen. Ein von Word MVP Graham Mayor erstelltes Add-In macht im Wesentlichen dasselbe:

https://www.gmayor.com/SaveInTwoPlacesAddIn.htm

Ein anderer Ansatz (für den kein Makro erforderlich ist) besteht darin, das Hauptdokument zu erstellen und dann das Spiegeldokument mithilfe des „Link einfügen“

zu erstellen Fähigkeiten von Word. Sie wählen einfach das gesamte erste Dokument aus und fügen dann im Spiegeldokument Link einfügen ein, um die Informationen einzufügen. Das Ergebnis ist, dass das Spiegeldokument immer das widerspiegelt, was sich im Hauptdokument befindet. (Weitere Informationen zum Verknüpfen von Word-Dokumenten finden Sie in anderen WordTips.) Der Nachteil besteht darin, dass Sie keine Änderungen am Spiegeldokument vornehmen können und diese im Hauptdokument wiedergeben können. Die Spiegelung erfolgt nur in eine Richtung.

Vielleicht ist die beste Lösung jedoch, sich überhaupt nicht auf Word zu verlassen.

Speichern Sie stattdessen Ihr Hauptdokument und erstellen Sie unter Windows eine Verknüpfung zu diesem Hauptdokument. Verschieben Sie die Verknüpfung in den zweiten Ordner, und Sie sind bereit. Jetzt kann jemand entweder das Originaldokument oder die Verknüpfung öffnen, und es wird immer auf dasselbe Dokument verwiesen. Gehen Sie wie folgt vor, um die Verknüpfung zu erstellen:

  1. Speichern Sie Ihr Dokument und beenden Sie Word vollständig.

  2. Suchen Sie die gerade gespeicherte Dokumentdatei und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Windows zeigt ein Kontextmenü an.

  3. Wählen Sie Verknüpfung erstellen. Die Verknüpfung befindet sich im selben Ordner wie das Originaldokument.

  4. Öffnen Sie ein Fenster für den zweiten Ordner.

  5. Ziehen Sie die Verknüpfung vom ersten Ordner in den zweiten Ordner.

Ihre Verknüpfung ist jetzt vorhanden. Wenn Sie darauf doppelklicken, öffnet Word das Originaldokument. Sie haben jetzt im Wesentlichen ein einziges Dokument, auf das über zwei verschiedene Ordner zugegriffen werden kann. Der Nachteil dieses Ansatzes besteht natürlich darin, dass der zweite Ordner nur eine Verknüpfung zum Originaldokument enthält. Dies bedeutet, dass Sie die Verknüpfung nicht als Sicherung des Originaldokuments betrachten sollten. es ist nicht. Wenn Sie tatsächlich nach einer Möglichkeit suchen, Sicherungskopien von Dokumenten zu erstellen, verwenden Sie eine der anderen in diesem Tipp beschriebenen Lösungen.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (12633) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.