Fakhruddin erstellte vier Dokumente mit den in Word integrierten Überschriftenstilen, Überschrift 1 bis Überschrift 3. Jetzt muss er die vier Dateien zu einem ziemlich langen Dokument kombinieren, damit jede Datei ein Kapitel darstellt. Dies führt dazu, dass am Anfang jeder Datei eine übergeordnete Überschrift erforderlich ist. Fakhruddin fragt sich, wie er die Ebenen der aktuellen Überschriften schnell ändern kann (alle eine Ebene nach unten verschieben, zu Überschrift 2 bis Überschrift 4), damit er beim Kombinieren die neuen Überschriften der Überschrift 1 am Anfang jeder Datei hinzufügen kann.

Es gibt tatsächlich eine Vielzahl von Möglichkeiten, um diese Aufgabe zu erfüllen. (Ich habe fünf davon identifiziert, obwohl es möglicherweise noch mehr gibt.) Ich möchte diesen Tipp jedoch auf die zwei meiner Meinung nach einfachsten Möglichkeiten konzentrieren, die Aufgabe zu erfüllen.

Der erste Weg ist großartig, wenn Sie diese Art der Kursanpassung nur sporadisch durchführen müssen. Es verwendet das, was viele als zu leicht zu übersehendes Werkzeug in der Word-Gliederungsansicht betrachten. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Zeigen Sie die Registerkarte Ansicht des Menübands an.

  2. Klicken Sie ganz links im Menüband auf Gliederung. Ihr Dokument sollte anders aussehen und Sie sollten die Registerkarte Gliederung des Menübands sehen.

  3. Verwenden Sie auf der Registerkarte Gliederung des Menübands die Dropdown-Liste Ebene anzeigen, um eine Überschriftenebene auszuwählen, die größer ist als die Anzahl der Überschriftsebenen, die Sie im Dokument verwenden. (In Fakhruddins Fall, in dem er 3 Überschriftenebenen verwendet, würde er das Dropdown-Menü Ebene anzeigen verwenden, um Ebene 4 auszuwählen.) Das Dokument sollte zu diesem Zeitpunkt nur die Überschriften anzeigen. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Drücken Sie Strg + A. Das gesamte Dokument sollte ausgewählt werden.

  5. Drücken Sie die Tabulatortaste. (Sie können auch das Herabstufungswerkzeug links neben der Registerkarte „Gliederung“ des Menübands verwenden. Es sieht aus wie ein nach rechts zeigender Pfeil.) Alle Überschriften werden auf einer Ebene herabgestuft, um genau das zu erreichen, was Fakhruddin wünscht.

  6. Klicken Sie auf das Werkzeug Gliederungsansicht schließen auf der rechten Seite der Registerkarte Gliederung des Menübands oder klicken Sie in der Statusleiste auf das Werkzeug Drucklayout.

In beiden Fällen kehren Sie zu Ihrem Dokument zurück, wo Sie weitere Änderungen vornehmen können.

Einfach, oder? Die Herabstufung der Überschriften wirkt sich nur auf die ausgewählten Überschriften aus. Da wir jedoch Strg + A verwendet haben (Schritt 4), waren alle Überschriften betroffen. Dies bedeutet, dass Sie diese Überschriften in Schritt 4 auswählen sollten, wenn Sie nur eine Teilmenge von Überschriften beeinflussen möchten.

Der zweite Ansatz, den ich hervorheben wollte, ist die Verwendung eines Makros. Warum sollten Sie ein Makro verwenden, wenn die Verwendung der Gliederungsansicht so einfach ist? Ich denke, es ist am praktischsten, wenn Sie die Aufgabe häufig ausführen müssen oder wenn Sie die Überschriften mehr als einmal herabstufen müssen. Hier ist das Makro, das ich mir ausgedacht habe:

Sub DemoteAllHeadings()

Dim p As Paragraph     Dim sParStyle As String     Dim iHeadLevel As Integer

For Each p In ActiveDocument.Paragraphs         sParStyle = p.Style         If Left(sParStyle, 7) = "Heading" Then             iHeadLevel = Val(Mid(sParStyle,8)) + 1             If iHeadLevel > 9 Then iHeadLevel = 9             p.Style = "Heading " & iHeadLevel         End If     Next p End Sub

Das Makro wird unabhängig von der Länge Ihres Dokuments sehr schnell ausgeführt.

Es durchläuft jeden Absatz, prüft, ob es sich um eine Überschriftenebene handelt, und erhöht gegebenenfalls den auf den Absatz angewendeten Überschriftenstil. Es ist ein Schutz integriert, der verhindert, dass er über den Überschriften-9-Stil hinaus erhöht wird, da in Word nur neun Überschriften-Stilebenen integriert sind.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (13732) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.