Martha arbeitet für einen Anwalt, der bei der Arbeit mit Kunden häufig Track Changes verwendet. Er ärgert sich, dass er die Titelformatierung ständig ausschalten muss. (Er möchte nicht, dass einfache Formatierungsänderungen nachverfolgt werden.)

Wenn er das Dokument (per E-Mail) an einen Kunden weitergibt und dieser nicht weiß, wie die Verfolgung von Formatierungsänderungen deaktiviert werden kann, ist das zurückgegebene Dokument immer voll von nachverfolgten Formatierungsänderungen. Martha fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, die Verfolgung von Formatierungsänderungen für immer auszuschalten.

Wenn Sie Änderungen in Word verfolgen aktivieren, verfolgt das Programm viele Änderungen, die Sie vornehmen. Eine Kategorie von Änderungen, die verfolgt werden können, sind Änderungen an der Formatierung. Glücklicherweise können Sie die Arten von Änderungen steuern, die Word tatsächlich verfolgt. Dies ist, was Martha tut – sie deaktiviert eine bestimmte Kategorie von Änderungen (Formatierung), damit Word diese nicht verfolgt; Es werden nur andere Arten von Änderungen verfolgt.

Wie Sie die Kategorien von Änderungen anpassen, die Word verfolgt, hängt von der verwendeten Word-Version ab. Um die Nachverfolgung der Formatierung zu deaktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie Word 2007 oder Word 2010 verwenden:

  1. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Überprüfen des Menübands angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil unter dem Werkzeug „Änderungen verfolgen“ (in der Gruppe „Nachverfolgung“) und dann auf „Nachverfolgungsoptionen ändern“. Word zeigt das Dialogfeld Änderungsoptionen verfolgen an. (Siehe Abbildung 1.)

  3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Track-Formatierung.

  4. OK klicken.

Wenn Sie Word 2013 verwenden, führen Sie stattdessen die folgenden Schritte aus:

  1. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Überprüfen des Menübands angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf das kleine Symbol in der unteren rechten Ecke der Tracking-Gruppe.

Word zeigt das Dialogfeld Änderungsoptionen verfolgen an.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen. Word zeigt das Dialogfeld Erweiterte Optionen für Spuränderungen an. (Siehe Abbildung 2.)

  2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Track-Formatierung.

  3. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Erweiterte Optionen für Spuränderungen zu schließen.

  4. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Änderungsoptionen verfolgen zu schließen.

Wenn Sie Word 2016 oder eine spätere Version des Programms (einschließlich der mit Office 365 bereitgestellten Version) verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Überprüfen des Menübands angezeigt wird.

  2. Klicken Sie auf das Tracking-Tool. Word zeigt die Optionen der Verfolgungsgruppe an.

  3. Klicken Sie auf das kleine Symbol in der unteren rechten Ecke der Tracking-Gruppe.

Word zeigt das Dialogfeld Änderungsoptionen verfolgen an.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen. Word zeigt das Dialogfeld Erweiterte Optionen für Spuränderungen an. (Siehe Abbildung 3.)

  2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Track-Formatierung.

  3. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Erweiterte Optionen für Spuränderungen zu schließen.

  4. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Änderungsoptionen verfolgen zu schließen.

So weit, ist es gut. Richtig? Nicht wirklich. Das Problem ist, dass diese Einstellung nicht immer schwierig ist. Einige Leute sagen, dass die Änderung mit dem Dokument reisen wird; andere sagen, dass es nicht so ist. Wieder andere sagen, dass die Änderung zurückgesetzt wird, wenn Sie Änderungen verfolgen und dann wieder einschalten.

Soweit ich feststellen konnte, hängt die Beständigkeit dieser Einstellung von der verwendeten Word-Version ab. Wenn die Änderung für Dokumente auf Ihrem System dauerhaft ist und Sie das Dokument an eine andere Person senden und diese eine andere Version von Word verwendet, erhalten Sie möglicherweise ein Dokument zurück, in dem die Einstellung wieder aktiviert ist und alle Formatierungsänderungen vorgenommen wurden markiert. Dies kann sehr frustrierend sein.

Nach meiner Erfahrung müssen Sie einen dreigliedrigen Ansatz verfolgen. Zunächst müssen Sie Ihre Vorlage „Normal“ öffnen und das Kontrollkästchen „Formatierung verfolgen“ deaktivieren. Sobald Sie die Änderung vorgenommen und die Vorlage „Normal“ gespeichert haben, werden zukünftige Dokumente, die Sie basierend auf dieser Vorlage erstellen, Formatierungsänderungen nicht mehr verfolgen, wenn Änderungen verfolgen aktiviert ist.

(Dies gilt natürlich nur, wenn Ihre Version von Word das Kontrollkästchen Track-Formatierung nicht zurücksetzt, wenn Sie Track-Änderungen ein- und ausschalten.)

Als zweites müssen Sie alle vorhandenen Dokumente öffnen und sicherstellen, dass die Einstellung für diese Dokumente deaktiviert ist. (Die Änderung, die Sie an der Vorlage „Normal“ vorgenommen haben, wirkt sich nicht auf zuvor erstellte Dokumente aus. Sie wirkt sich nur auf neue Dokumente aus, die nach der Änderung erstellt wurden.) Dieser Schritt kann natürlich eine Weile dauern, wenn Sie über mehrere Dokumente verfügen.

Das dritte, was Sie tun müssen, ist, alle nachverfolgten Formatierungsänderungen zu entfernen, die auftreten können, wenn Sie ein Dokument von einer anderen Person erhalten.

Dies ist wiederum erforderlich, da Sie keine Kontrolle darüber haben, wie das System dieser Person konfiguriert ist. Sie können nur die verfolgte Formatierung entfernen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Zeigen Sie die Registerkarte Überprüfen des Menübands an.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Tracking auf die Dropdown-Liste Markup anzeigen. Word zeigt eine Liste von Kategorien von Änderungen an, die angezeigt werden können.

  3. Deaktivieren Sie alles außer Formatierung.

  4. Klicken Sie in der Gruppe „Änderungen“ unter dem Werkzeug „Akzeptieren“ auf den Abwärtspfeil. Word zeigt verschiedene Möglichkeiten an, wie Sie Änderungen akzeptieren können.

  5. Wählen Sie Alle angezeigten Änderungen akzeptieren. Alle Formatierungsänderungen (die aufgrund von Schritt 3 angezeigt werden) werden akzeptiert. (Wählen Sie nicht Alle Änderungen im Dokument akzeptieren aus. Dadurch werden alle Änderungen akzeptiert, unabhängig davon, ob sie angezeigt werden oder nicht.)

  6. Klicken Sie erneut auf die Dropdown-Liste Markup anzeigen.

  7. Stellen Sie sicher, dass alle Kontrollkästchen aktiviert sind.

Das Ergebnis dieser Schritte ist, dass im Dokument nur alle Änderungen ausgenommen Formatierungsänderungen angezeigt werden – genau wie Sie möchten. Der Nachteil dabei ist, dass Sie dies jetzt und für immer für alle Dokumente tun müssen, die Sie von anderen erhalten.

Es gibt makrobasierte Ansätze, denen Sie folgen können, wenn Sie dies wünschen. Das Hinzufügen eines einfachen AutoOpen-Makros zu all Ihren Dokumenten kann auf lange Sicht eine enorme Zeitersparnis bedeuten:

Sub AutoOpen()

ActiveDocument.TrackFormatting = False End Sub

Dieses einfache Makro deaktiviert die Verfolgung der Formatierung, wenn das Dokument geöffnet wird. Dies funktioniert sogar mit Dokumenten, die Sie an andere senden, vorausgesetzt, diese deaktivieren keine Makros, wenn sie Ihr Dokument öffnen.

Sie benötigen ein anderes Makro, um nachverfolgte Formatierungen zu entfernen, die möglicherweise in Dokumenten enthalten sind, die Sie von anderen erhalten. Folgendes reicht aus:

Sub AcceptChangedFormatting()

Dim r As Revision     For Each r In ActiveDocument.Revisions         If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept     Next r End Sub

Sie können dieses Makro einer Tastenkombination oder einer Schaltfläche in der QAT zuweisen.

Wenn es aufgerufen wird, werden alle Formatierungsänderungen im Dokument sofort akzeptiert, und Sie können dann mit anderen Änderungen weiterarbeiten, die im Dokument verfolgt wurden.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (7839) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.