Jonathan äußerte sich frustriert über einige Benutzer in seiner Firma.

Seine technischen Autoren verwenden eine Standardvorlage zur Dokumentation. Die Vorlage enthält Felder, die durch Ausfüllen der Informationen im Dialogfeld Eigenschaften ausgefüllt werden. Wenn andere Benutzer die Vorlage verwenden, ist ihre Word-Version nicht so eingestellt, dass Felder angezeigt werden. Daher geben sie häufig Informationen direkt in das von der Vorlage erstellte Dokument ein, wodurch die Felder zerstört werden. Jonathan suchte nach einer Möglichkeit, die Felder zu schützen, damit sie nicht überschrieben und zerstört werden können.

Es gibt keine Möglichkeit, nur die Felder in einem Dokument zu schützen und dennoch die Eingabe innerhalb des Dokuments zuzulassen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, dies zu umgehen. Eine Möglichkeit besteht darin, Benutzer zu „benachrichtigen“, wo sich alle Felder befinden. Mit einer visuellen Erinnerung ist es möglicherweise weniger wahrscheinlich, dass Benutzer über die Felder tippen und sie zerstören. Word kann natürlich Felder schattieren, damit sie sichtbar sind, aber ein Benutzer hat diese Einstellung möglicherweise nicht aktiviert. Sie können in Ihrer Vorlage AutoNew- und AutoOpen-Makros einrichten, um die Schattierung zu aktivieren:

Sub AutoNew()

With ActiveWindow.View     .FieldShading = wdFieldShadingAlways     End With End Sub
Sub AutoOpen()

With ActiveWindow.View     .FieldShading = wdFieldShadingAlways     End With End Sub

Dieser Ansatz verhindert natürlich nicht, dass die Felder überschrieben werden. Es stellt lediglich sicher, dass der Benutzer nicht sagen kann: „Ich wusste nicht, dass ein Feld vorhanden ist.“ Sie können Ihre Makros komplexer gestalten, indem Sie eines entwickeln, das die Fields-Auflistung kontinuierlich überprüft, um sicherzustellen, dass sich die Anzahl der Felder im Dokument nicht ändert (erhöht oder verringert). Wenn eine Änderung in der Anzahl der Felder festgestellt wird, kann das Makro die erforderlichen Abhilfemaßnahmen ergreifen.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (7796) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365. Eine Version dieses Tipps finden Sie für ältere Menüoberfläche von Word hier:

Felder schützen.