Deb formatiert häufig Dokumente, die zu ihr kommen, nachdem mehrere andere Personen Inhalte beigesteuert haben. Einer ihrer ersten Schritte besteht darin, die richtigen Stile anzuwenden. Manchmal wird beispielsweise ein als Body Text bezeichneter Absatz nicht so formatiert, wie es sein Body Text-Stil ist. Das Problem besteht darin, dass sie beim erneuten Anwenden eines Stils auf einen Absatz mit demselben Stilnamen ein Dialogfeld zum Ändern des Stils erhält, in dem sie gefragt wird, ob sie den Stil standardmäßig aktualisieren möchte, um die letzten Änderungen widerzuspiegeln, oder “ Wenden Sie die Formatierung des Stils erneut auf die Auswahl an. “ Das wird natürlich sehr schnell nervig. Deb möchte immer die Option „Erneut anwenden“. Sie fragt sich, ob sie die Option „Erneut anwenden“ als Standard festlegen oder, noch besser, dieses Popup vollständig entfernen kann.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Stile in einem Dokument erneut anzuwenden. Eine Möglichkeit ist Absatz für Absatz, wie es Deb tut. Sie finden einen Absatz und klicken dann im Stilbereich auf den Stilnamen. Wenn Sie diesen Ansatz verwenden, werden Sie möglicherweise von Word gefragt, ob Sie den Stil erneut anwenden oder aktualisieren möchten, um die Formatierung im vorhandenen Absatz widerzuspiegeln.

Der Grund, warum Word diese Frage stellt, ist, dass es standardmäßig so konfiguriert ist, dass es sie stellt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um diese Abfrage zu deaktivieren:

  1. Zeigen Sie das Dialogfeld Word-Optionen an. (Klicken Sie in Word 2007 auf die Schaltfläche Office und dann auf Word-Optionen. Zeigen Sie in Word 2010 oder einer späteren Version die Registerkarte Datei des Menübands an und klicken Sie dann auf Optionen.)

  2. Klicken Sie links im Dialogfeld auf Erweitert.

  3. Stellen Sie im Bereich Bearbeitungsoptionen sicher, dass das Kontrollkästchen Aufforderung zur Aktualisierung des Stils deaktiviert ist.

  4. OK klicken.

Das sollte es tun; Jetzt sollten Sie nicht mehr gefragt werden, ob Sie erneut anwenden oder aktualisieren möchten. Stattdessen geht Word davon aus, dass Sie sich erneut bewerben möchten, und Sie können sich auf Ihrem Weg fröhlich bewegen.

Es gibt eine Randnotiz, die erwähnt werden sollte; Eine, auf die ich beim Testen dieses Tipps gestoßen bin: Keine der oben genannten Aussagen trifft wirklich auf den normalen Stil zu. Es spielt keine Rolle, wie das Kontrollkästchen Aufforderung zum Aktualisieren des Stils eingestellt ist, wenn Sie den normalen Stil erneut anwenden. Klicken Sie im Stilbereich darauf, und es wird ohne Aufforderung erneut angewendet. Es sind nur andere, nicht normale Stile, zu denen Word auffordert.

Es gibt noch eine andere interessante Möglichkeit, Stile erneut anzuwenden: Verwenden von Tastenkombinationen.

Wenn Sie einem Stil eine Tastenkombination zuweisen, können Sie diese Tastenkombination verwenden, um den Stil erneut auf einen Absatz anzuwenden, und Word achtet nicht wirklich auf die Einstellung „Stil aktualisieren“. Angenommen, Sie möchten den Anführungszeichenstil erneut anwenden. Sie können die Tastenkombination folgendermaßen zuweisen:

  1. Drücken Sie Alt + Strg + Umschalt + S. Word zeigt den Bereich Stile an. (Sie können auch die Registerkarte „Startseite“ des Menübands anzeigen und auf das kleine Symbol unten rechts in der Gruppe „Stile“ klicken.)

  2. Bewegen Sie die Maus über den Namen des Stils, den Sie erneut anwenden möchten. Rechts neben dem Namen erscheint ein kleiner Abwärtspfeil.

  3. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.

  4. Wählen Sie Ändern aus den Optionen. Word zeigt das Dialogfeld Stil ändern an.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format (untere linke Ecke) und wählen Sie dann die Tastenkombination. Word zeigt das Dialogfeld Tastatur anpassen an. (Siehe Abbildung 1.)

  6. Drücken Sie mit der Einfügemarke im Feld Neue Tastenkombination drücken die Tastenkombination, die Sie verwenden möchten. (Drücken Sie beispielsweise Alt + Q.)

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zuweisen. Die Tastenkombination ist dem Stil zugeordnet.

  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld Tastatur anpassen zu schließen.

  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um das Dialogfeld Stil ändern zu schließen.

Wenn Sie nun einen Stil erneut anwenden möchten, drücken Sie einfach die in Schritt 6 angegebene Tastenkombination. Word wendet den Stil erneut an, ohne Ihnen Fragen zu stellen.

Selbst wenn Sie eine der bereits besprochenen Techniken verwenden, bleibt Ihnen die Mühe, jeden Absatz durchzugehen und Stile erneut anzuwenden. Sie können einen Großteil der Langeweile lindern, indem Sie einen anderen Ansatz für die Aktualisierung verwenden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn das Kontrollkästchen Aufforderung zur Aktualisierung des Stils wie oben beschrieben deaktiviert ist:

  1. Drücken Sie Alt + Strg + Umschalt + S. Word zeigt den Bereich Stile an. (Sie können auch die Registerkarte „Startseite“ des Menübands anzeigen und auf das kleine Symbol unten rechts in der Gruppe „Stile“ klicken.)

  2. Bewegen Sie die Maus über den Namen des Stils, den Sie erneut anwenden möchten. Rechts neben dem Namen erscheint ein kleiner Abwärtspfeil.

  3. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen.

  4. Wählen Sie Alle Instanzen auswählen. Word wählt alle Stile im Dokument aus, die diesen bestimmten Stil verwenden.

  5. Klicken Sie im Stilbereich auf denselben Stilnamen. Word wendet den Stil erneut auf alle ausgewählten Absätze an.

Sie können in Schritt 5 auch Strg + Q drücken, anstatt den Stil erneut auszuwählen. Dadurch werden alle Formatierungen auf Absatzebene erneut auf die ausgewählten Absätze angewendet. Es wird jedoch nichts an der Formatierung auf Zeichenebene geändert, die möglicherweise explizit auf die Absätze angewendet wurde. Um dies zu beseitigen, müssen Sie auch Strg + Leertaste drücken. Dadurch werden jedoch auch alle spezifischen Zeichenformatierungen entfernt, die Sie möglicherweise beibehalten möchten, z. B. Fett oder Kursiv. Nach meiner Erfahrung ist es viel besser, einfach den Stilnamen aus dem Bereich „Stile“ auszuwählen, wie in Schritt 5 beschrieben.

Schließlich besteht eine andere Technik darin, Suchen und Ersetzen zu verwenden, um die Aktualisierung durchzuführen. Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Dokument speichern.

  2. Drücken Sie Strg + Home, um zum Anfang Ihres Dokuments zu gelangen.

  3. Drücken Sie Strg + H. Word zeigt die Registerkarte Ersetzen des Dialogfelds Suchen und Ersetzen an.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr, falls verfügbar. (Siehe Abbildung 2.)

  5. Klicken Sie einmal in das Feld Suchen nach und stellen Sie sicher, dass es leer ist.

  6. Klicken Sie auf Format und wählen Sie Stil. Word zeigt das Dialogfeld Stil suchen an. (Siehe Abbildung 3.)

  7. Wählen Sie den Namen des Stils, den Sie erneut anwenden möchten.

  8. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Stil suchen zu schließen.

  9. Klicken Sie einmal in das Feld Ersetzen durch und stellen Sie sicher, dass es leer ist.

  10. Klicken Sie auf Format und wählen Sie Stil. Word zeigt das Dialogfeld Stil ersetzen an. (Dieses Dialogfeld entspricht im Wesentlichen dem vorherigen Dialogfeld „Stil suchen“.)

  11. Wählen Sie den gleichen Stil, den Sie in Schritt 7 ausgewählt haben.

  12. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Stil ersetzen zu schließen.

  13. Klicken Sie auf Alle ersetzen.

Word durchsucht das Dokument und ersetzt alle in Schritt 7 ausgewählten Stile durch genau denselben Stil, wodurch sie erneut angewendet werden.

Ein wesentlicher Vorteil der Find and Replace-Technik besteht darin, dass Sie mit dem Makrorecorder das Ersetzen mehrerer Stile hintereinander aufzeichnen können. Auf diese Weise können Sie das Makro später erneut abspielen und in einem Schritt Stile auf viele Absätze erneut anwenden. Sehr schnell; sehr angenehm.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (11812) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.