Fred verfügt über ein 60-seitiges Rechtsdokument mit Stilen aus der gesamten Karte (z. B. ein Dutzend Versionen von Überschrift 2, zahlreiche Registerkartenabstände, selbst bei gleichem Textniveau usw.). Fred fragt sich, wie er all diese Stile einfach, schnell und sicher zurücksetzen und konsistent machen kann.

Angesichts der drei Anforderungen (einfach, schnell und sicher) fällt mir das alte Sprichwort ein: Sie können zwei beliebige haben, und zwei von drei sind nicht schlecht!

Im Ernst, es gibt keinen schnellen Weg, um das zu tun, was Sie verlangen. Der Grund dafür ist, dass Sie buchstäblich versuchen, eine Schüssel Spaghetti zu entwirren. Redakteure verschiedener Streifen haben seit Jahren mit diesem Problem zu kämpfen, und es ist kein Problem, das Microsoft beheben konnte. Aus Fairness gegenüber Microsoft ist es kein Problem, das wirklich behoben werden kann. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben (wie Sie sagen) ein Dutzend Versionen von Überschrift 2 im Dokument. Wenn Microsoft eine automatisierte Methode zur Behebung dieses Problems entwickeln würde, wie würde die Automatisierung wissen, welche der Versionen von Überschrift 2 die richtige war? Was ist, wenn es falsch gewählt hat? Multiplizieren Sie dies nun mit einem Dutzend oder mehr verschiedenen Stilen, die Sie im Dokument benötigen. Das Problem wird schnell immer schlimmer und die Lösung ist möglicherweise keine Verbesserung gegenüber dem ursprünglichen Problem.

Erfahrene Redakteure haben dieses Problem gelöst, indem sie ihre eigenen Techniken entwickelt haben, um die Spaghetti zu „entwirren“. Wenn das Dokument kurz ist und relativ wenige fehlerhafte Stile aufweist, können Sie möglicherweise direkt im Dokument arbeiten. Hier ist ein Ansatz:

  1. Öffnen Sie das Dokument.

  2. Stellen Sie sicher, dass der Bereich Stile geöffnet ist. (Zeigen Sie die Registerkarte „Startseite“ des Menübands an und klicken Sie auf das kleine Symbol unten rechts in der Gruppe „Stile“.)

  3. Klicken Sie unten im Bereich Stile auf den Link Optionen. Word zeigt das Dialogfeld Stilfensteroptionen an. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Stile zum Anzeigen auswählen die Option In aktuellem Dokument.

  5. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Auswahl, wie Liste sortiert ist die Option Alphabetisch aus.

  6. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

  7. Bewegen Sie den Mauszeiger im Stilbereich über einen der Stile, die Sie aus dem Dokument entfernen möchten. Ein nach unten zeigender Pfeil wird rechts neben dem Stilnamen angezeigt.

  8. Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil und wählen Sie Alle X-Instanzen auswählen.

(Das X gibt tatsächlich an, wie oft der Stil im Dokument verwendet wird.) Word wählt alle Absätze oder Texte aus, die den Stil verwenden.

  1. Klicken Sie im Stilbereich auf den Stil, den Sie auf den ausgewählten Text anwenden möchten. Der Stil des ausgewählten Textes wird geändert.

  2. Bewegen Sie den Mauszeiger im Stilbereich über denselben Stil, den Sie in Schritt 7 verwendet haben.

  3. Klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil und wählen Sie XYZ löschen. (Das XYZ ist der Name des Stils.) Word zeigt ein Dialogfeld an, in dem Sie gefragt werden, ob Sie den Stil aus dem Dokument löschen möchten.

  4. Klicken Sie auf Ja. Der Stil wird aus dem Dokument entfernt und verschwindet aus der Liste der Stile im Stilbereich.

  5. Wiederholen Sie die Schritte 7 bis 12 für jeden Stil, den Sie entfernen möchten.

Wenn Sie diese Technik anwenden, möchten Sie Ihr Dokument regelmäßig speichern, damit Sie Ihre Arbeit nicht verlieren.

Offensichtlich kann diese Technik eine Weile dauern, weshalb ich sie als guten Ansatz erwähnt habe, wenn Sie mit einem relativ kurzen Dokument arbeiten.

Wenn das Dokument wirklich durcheinander ist, ist es am besten, neu zu beginnen und Stile so anzuwenden, wie Sie sie anwenden möchten. Bei Auswahl eines „Neu starten“

Ansatz ist es jedoch immer eine gute Idee, Ihre Arbeit an einer Kopie des Problemdokuments zu machen, nicht am Original.

Eine Möglichkeit, neu zu beginnen, besteht darin, das gesamte Dokument auszuwählen (Strg + A) und dann Strg + Q zu drücken, um alle expliziten Absatzformatierungen zu entfernen. Drücken Sie dann Strg + Leertaste, um alle expliziten Zeichenformatierungen zu entfernen.

Dadurch werden die unerwünschten Stile aus dem Dokument zwar nicht entfernt, Sie können jedoch Stile erneut anwenden, ohne sich um die möglicherweise angewendete seltsame explizite Formatierung kümmern zu müssen.

Um diesen Prozess noch weiter voranzutreiben, erstellen Sie ein brandneues Dokument, das auf einer Vorlage basiert, die Ihre genehmigten (gewünschten) Stile enthält.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn die beiden Dokumente geöffnet sind (das Quelldokument, aus dem Sie die explizite Formatierung entfernt haben, und das gerade erstellte Zieldokument):

  1. Wählen Sie alles im Quelldokument mit Ausnahme der letzten Absatzmarke aus. (Einfachste Möglichkeit: Drücken Sie Strg + A, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und drücken Sie die linke Pfeiltaste.)

  2. Drücken Sie Strg + C. Dadurch wird alles im Quelldokument in die Zwischenablage kopiert.

  3. Wechseln Sie zum Zieldokument.

  4. Zeigen Sie die Registerkarte Home des Menübands an.

  5. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil unter dem Einfügewerkzeug. Word zeigt eine Vielzahl von Einfügeoptionen an.

  6. Klicken Sie auf das Werkzeug Nur Text behalten. (Es sieht aus wie eine Zwischenablage mit dem Buchstaben A unten rechts.) Word fügt unformatierten Text aus der Zwischenablage in das Zieldokument ein.

  7. Schließen Sie das Quelldokument.

  8. Öffnen Sie das Originaldokument. (Sie haben von der Kopie gearbeitet, nicht vom Original, oder?)

  9. Wenden Sie das Originaldokument als visuelle Anleitung an und wenden Sie Stile im Zieldokument an, damit es so angezeigt wird, wie Sie es möchten.

In diesem Tipp wurden nur drei mögliche Techniken behandelt, die Sie verwenden können. Es gibt Dutzende anderer, die Sie verwenden können und die Redakteure jeden Tag verwenden.

Nach meiner Erfahrung ist diese letzte Technik – die gerade beschriebene – wahrscheinlich der beste Ansatz. Es ist nicht schnell, es wird mit dem Üben einfacher und es ist definitiv sicher. Es bietet auch den saubersten Ansatz zum Erstellen eines Dokuments, das einfach zu pflegen ist und bei dem die geringste Wahrscheinlichkeit besteht, dass „Fallstricke“ auftreten.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (13289) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.