Judith hatte ein Problem mit Benutzern, die ihre Arbeit nicht speichern konnten und selbst beim Beenden des Programms immer noch nicht speichern konnten. Dies führte zu frustrierten Benutzern und einer noch frustrierteren Supportabteilung.

Eine Antwort auf das Problem besteht natürlich darin, einfach darauf hinzuweisen, dass es dumm ist, nicht zu speichern, und dass die Benutzer unter ihrem eigenen Versehen leiden sollten.

Schließlich werden Sie von Word gefragt, ob Sie speichern möchten, bevor Sie Ihr Dokument beim Beenden wegwerfen.

Abgesehen davon gibt es eine Möglichkeit, alles zu speichern, und diese Vorgehensweise unterscheidet sich grundlegend von der standardmäßigen Funktionsweise von Word. Der neue Ansatz würde das Sichern eines Dateinamens beim Erstellen eines Dokuments beinhalten. Wenn Sie also ein Dokument erstellen möchten, fragt Word nach einem Dateinamen und speichert die leere Datei sofort unter diesem Namen. Wenn Sie dann das Programm beenden oder das Dokument schließen, speichert Word automatisch den aktuellen Zustand der Datei. Dies ist möglich, da der Dateiname bereits gesichert wurde.

Um ein solches System zu implementieren, müssen Sie zwei spezielle Makros einrichten: AutoNew und AutoClose. Das erste Makro, AutoNew, kommt immer dann ins Spiel, wenn ein neues Dokument erstellt wird. Der Zweck dieses Makros besteht darin, den Benutzer zur Eingabe eines Dateinamens aufzufordern und das Dokument dann unter diesem Namen zu speichern. Das Folgende ist ein Beispiel für ein Makro, das genau das tut:

Sub AutoNew()

Dim sMyFile As String

On Error Resume Next     sMyFile = InputBox("File Name", " Save File ")



With Dialogs(wdDialogFileSummaryInfo)

.Title = sMyFile         .Execute     End With

Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show End Sub

Wenn Sie dieses AutoNew-Makro in die Vorlage „Normal“ einfügen, wird der Benutzer jedes Mal, wenn er ein neues Dokument erstellt, aktiv. (Die einzige Ausnahme ist, wenn Word zum ersten Mal gestartet wird und ein neues Dokument angezeigt wird.)

Das zweite Makro, AutoClose, ist äußerst einfach. Alles, was es tut, ist das Dokument zu speichern, ohne Fragen zu stellen:

Sub AutoClose()

ActiveDocument.Save End Sub

Jetzt werden Ihre Änderungen beim Beenden gespeichert. Wenn das Dokument aus irgendeinem Grund nicht benannt wurde (z. B. hat der Benutzer begonnen, das Standarddokument einzugeben, das beim Start von Word zuerst angezeigt wird), wird das Dialogfeld Speichern unter angezeigt, und der Benutzer kann einen Dateinamen angeben.

Während es möglich ist, ein Dokument bei Verwendung dieser Makros nicht zu speichern, ist dies ein viel umständlicherer Vorgang. Das Ergebnis ist, dass fast nichts verloren geht. Dies bringt natürlich einige interessante Managementherausforderungen mit sich.

Beispielsweise könnte Speicherplatz bald zu einer sehr seltenen Ware werden. Dies bedeutet, dass Sie möglicherweise einige Richtlinien zum Speichern mehrerer Dokumentversionen oder zum Benennen von Dokumenten benötigen. Dies ist sozusagen nur die Spitze des Eisbergs, da es im Zusammenhang mit diesem Ansatz viele andere Managementprobleme gibt.

Was eine ganz andere Frage aufwirft: Was ist schlimmer – Umgang mit Benutzern, die ein Dokument nicht selbst speichern können, oder Umgang mit Benutzern, die gezwungen sind, alle Dokumente zu speichern? Die Antwort wird natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein.

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (315) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365. Eine Version dieses Tipps finden Sie für ältere Menüoberfläche von Word hier:

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