Kaushik fragt sich, ob es möglich ist, Druckspezifikationen mit einem Dokument zu speichern. Er hat im Büro einen Drucker namens Xerox und möchte ein Word-Dokument mit einem Bericht erstellen und die Druckeinstellungen in diesem Dokument festlegen (3 Kopien, Farbe, linke Bindung usw.). Wenn eine andere Person das Dokument öffnet und drucken möchte, möchte Kaushik, dass dieselben Spezifikationen verwendet werden, wenn diese Person (oder eine andere Person) drucken möchte.

In Word gibt es keine integrierte Möglichkeit, dies zu tun, da die Druckspezifikationen beim Drucken festgelegt werden und nicht vorher. Es kann jedoch möglich sein, ein Makro einzurichten, um den Druck nach Ihren Wünschen durchzuführen. Der einfachste Weg, um herauszufinden, ob dies der Fall ist, besteht darin, den Makrorecorder einzuschalten, Ihre Druckeinrichtungsroutine durchzugehen, das Dokument zu drucken und dann den Makrorecorder auszuschalten. Wenn Sie Glück haben, können Sie möglicherweise das aufgezeichnete Makro verwenden, um das Dokument zu drucken.

Ich sage „Wenn Sie Glück haben“, weil es einige druckerbezogene Einstellungen gibt, die möglicherweise nicht mit einem Makro aufgezeichnet werden können. Es hängt alles davon ab, was Ihr Druckertreiber dem Word-Objektmodell und damit VBA zur Verfügung stellt. Ein gutes Beispiel ist ein Drucker, den ich habe und der heftet.

Selbst wenn ich den Drucker so konfiguriere, dass die Ausgabe eines Druckauftrags geheftet wird, werden diese Schritte zur Konfiguration vom Makrorecorder ignoriert.

Dies bedeutet, dass Sie nach der Aufzeichnung Ihres Makros den Code im Makro überprüfen müssen, um sicherzustellen, dass alle Konfigurationsschritte vorhanden sind. Klingt nach Ärger? Es kann sein. Es ist sogar noch problematischer, wenn Sie feststellen, dass jedes von Ihnen erstellte Makro notwendigerweise an eine bestimmte Druckermarke und ein bestimmtes Druckermodell gebunden ist und möglicherweise nicht mit anderen Druckern funktioniert. Wenn Sie vorhaben, das Makro mit dem Dokument zu speichern und zu erwarten, dass andere Benutzer mit diesem Makro drucken können, kann dies ein großer Stolperstein sein, es sei denn, Sie sind sicher, dass sie dieselbe Word-Version wie Sie, denselben Druckerhersteller und denselben haben Druckermodell. (Verwenden Sie manchmal dieselbe Route, um zum Drucker zu gelangen wie Sie – insbesondere, wenn Sie über ein Netzwerk auf den Drucker zugreifen.)

Um dieses Problem zu umgehen, möchten Sie möglicherweise einfach verschiedene Ausgabetypen erstellen, die Ihren Spezifikationen entsprechen. Wenn Sie beispielsweise sowohl eine Farb- als auch eine Schwarzweißversion eines Berichts erstellen müssen, möchten Sie möglicherweise beide Ausgabetypen in einzelnen PDF-Dateien speichern. Sie können diese PDF-Dateien dann anderen (anstelle des ursprünglichen Word-Dokuments) zur Verfügung stellen, damit diese die Ausdrucke tatsächlich erstellen können.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (13700) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.