Len verwendet häufig Word, um Briefe zu senden, und fügt normalerweise eine gescannte Kopie seiner Unterschrift in das Dokument ein. Er befürchtet jedoch, dass es gelöscht oder missbraucht werden kann, und fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, es in das Dokument einzufügen (es ist eine JPG-Datei) und es auf irgendeine Weise zu sichern.

Die kurze Antwort lautet, dass es keine Möglichkeit gibt, Ihre Signatur (oder eine andere Grafikdatei), die Sie in Ihrem Dokument ablegen, zu schützen. Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, die Verwendung zu erschweren. Sie können das Dokument beispielsweise schützen, indem Sie die Bearbeitung einschränken. (Zeigen Sie zunächst die Registerkarte Überprüfen des Menübands an und klicken Sie auf das Werkzeug Bearbeitung einschränken.) Sie können Ihr Dokument auch im PDF-Format speichern, wodurch die Auswahl des einzelnen Signaturbilds verhindert wird.

Der Grund, warum Sie keinen absoluten Schutz erhalten können, ist natürlich, dass wenn Sie das Bild sehen können, es auf die eine oder andere Weise erfasst und elektronisch gespeichert werden kann. Es ist ziemlich trivial, einen Screenshot der Signatur zu erstellen und ihn dann in einem anderen Grafikbearbeitungsprogramm zuzuschneiden.

(Bei diesem Ansatz ist es egal, ob Sie ein Word-Dokument oder ein PDF-Dokument verwenden – beide sind genauso einfach zu greifen.)

Die einzige Möglichkeit, zu verhindern, dass Ihre Unterschrift möglicherweise missbraucht wird, besteht darin, Ihre Unterschrift nicht in das Dokument aufzunehmen. Dies ist kein so leichtfertiger Vorschlag, wie es sich anhört. Beispielsweise könnten Sie ein „modifiziertes“

verwenden Unterschrift im Dokument, z. B. nur Ihr Vorname anstelle Ihrer vollständigen Unterschrift. Möglicherweise finden Sie auch eine Handschrift und geben Ihren Namen in die Schrift ein. Dies verleiht eine schöne dekorative Note, enthält jedoch nicht Ihre eigentliche Unterschrift.

Bei wichtigeren Dokumenten, bei denen der Empfänger sicher sein muss, dass das Dokument von Ihnen stammt, können Sie auf die grafische Signatur verzichten und stattdessen eine digitale Signatur verwenden. Für E-Mail-Nachrichten sind seit Jahren digitale Signaturen verfügbar. (Sie können eine Internetsuche durchführen, um unzählige Informationen zu digitalen E-Mail-Signaturen zu finden.)

Word bietet jedoch auch digitale Signaturen für Ihre Dokumente. Hier ist ein Artikel auf der Microsoft-Website, in dem dies ausführlicher erläutert wird:

https://support.office.com/en-us/article/Add-or-remove-a-digital-signature-in-Office-files-70D26DC9-BE10-46F1-8EFA-719C8B3F1A2D

Obwohl der Artikel speziell für Word 2007 geschrieben wurde, gilt sein Inhalt auch für spätere Versionen von Word.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (12499) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.