In Marys Büro erstellen sie routinemäßig PDF-Dateien aus Word-Dokumenten.

Dazu verwenden sie Speichern unter und speichern das Dokument als PDF-Datei. Dies scheint Mary ziemlich „klickintensiv“ zu sein, daher fragt sie sich, ob in Word eine Verknüpfung zum Speichern eines Dokuments als PDF-Datei verfügbar ist.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie sich dieser Aufgabe nähern können. Zuerst können Sie einen Befehl zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen:

  1. Zeigen Sie das Dialogfeld Word-Optionen an. (Klicken Sie in Word 2007 auf die Schaltfläche Office und dann auf Word-Optionen. In Word 2010 und späteren Versionen wird die Registerkarte Datei des Menübands angezeigt, und klicken Sie dann auf Optionen.)

  2. Wählen Sie links im Dialogfeld die Option Anpassen (Word 2007) oder Symbolleiste für den Schnellzugriff (Word 2010 und spätere Versionen).

  3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Befehle auswählen aus die Registerkarte Datei. Dadurch werden alle Befehle angezeigt, die sich auf der Registerkarte Datei des Menübands befinden.

(Siehe Abbildung 1.)

  1. Scrollen Sie durch die Liste der verfügbaren Befehle und wählen Sie Als PDF oder XPS veröffentlichen.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Der Befehl wird in die Liste rechts im Dialogfeld verschoben.

  3. OK klicken. Der neue Befehl wird jetzt in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt.

Wenn Sie auf dieses Tool klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt, das einem Dialogfeld Speichern unter sehr ähnlich sieht. Sie müssen lediglich den Namen angeben, den Sie für die PDF-Datei verwenden möchten, und optional einen Ordner auswählen, in dem die Datei gespeichert werden soll.

Falls gewünscht, können Sie einen ähnlichen Ansatz mithilfe eines Makros verfolgen.

Der Unterschied besteht darin, dass bei diesem Ansatz das Dialogfeld Speichern unter tatsächlich angezeigt wird.

Sub SaveAsPDF1()

With Dialogs(wdDialogFileSaveAs)

.Format = wdExportFormatPDF         .Show     End With End Sub

Wie bei allen Makros können Sie es der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen oder eine Tastenkombination zum Aufrufen erstellen.

Beide bisher diskutierten Ansätze zeigen ein Dialogfeld an, in das Sie einen Dateinamen eingeben und einen Speicherort für die PDF-Datei auswählen müssen. Wenn Sie das Dialogfeld vollständig umgehen möchten, funktioniert möglicherweise ein anderer Makroansatz für Sie.

Sub SaveAsPDF2()

Dim sName As String     Dim sPath As String

With ActiveDocument         sName = Left(.Name, InStr(.Name, ".") - 1)

sName = sName & ".pdf"

sPath = .Path & "\"



.ExportAsFixedFormat _           OutputFileName:=sPath & sName, _           ExportFormat:=wdExportFormatPDF     End With End Sub

Dieses Makro ermittelt den Ordner für das aktuell geöffnete Dokument und speichert die PDF-Datei unter demselben Namen wie das Dokument in diesem Ordner.

Wenn Sie beispielsweise an einem Dokument mit dem Namen „MyDoc.docx“ arbeiten,

dann speichert dieses Makro das PDF als „MyDoc.pdf“. Es wird kein Dialogfeld angezeigt. Die PDF-Datei wird einfach erstellt und gespeichert.

Wenn Sie möchten, dass Ihre PDF-Dateien in einem anderen Ordner gespeichert werden, müssen Sie der sPath-Variablen lediglich den vollständigen Pfad zu diesem Ordner zuweisen. Angenommen, Sie möchten, dass alle Ihre PDF-Dateien in einem gemeinsamen Ordner gespeichert werden. Ersetzen Sie einfach diese Zeile:

sPath = .Path & "\"

mit einer ähnlichen Zeile, die für den gewünschten Pfad geändert wurde:

sPath = "c:\mypath\pdfs\"

_Hinweis: _

Wenn Sie wissen möchten, wie die auf dieser Seite (oder auf einer anderen Seite der WordTips-Websites) beschriebenen Makros verwendet werden, habe ich eine spezielle Seite vorbereitet, die hilfreiche Informationen enthält.

Klicken Sie hier, um diese spezielle Seite in einem neuen Browser-Tab zu öffnen.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (12240) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013 und 2016.