Deborah arbeitet in einem Büro, in dem Dokumente auf einem Server gespeichert sind, sodass mehrere Personen daran arbeiten können. Ihre Aufgabe ist es, die fertigen Artikel zu formatieren. Beispielsweise kann sie den normalen Stil von 11 auf 10 Punkte ändern und neue Stile erstellen, die für das Dokument geeignet sind. Wenn sie die Datei anzeigt, bleiben die Stile so, wie sie sie definiert haben. Wenn jedoch jemand anderes das Dokument öffnet, werden die Stileinstellungen für die integrierten Stile auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt. Mit anderen Worten, der gesamte Text im normalen Stil ändert sich von 10 Punkten zurück auf den Standardwert von 11 Punkten. Deborah hat versucht, die integrierten Stilnamen zu vermeiden, und sie stellt sogar sicher, dass die „basierten“ Stile nicht die integrierten Stilnamen verwenden, aber das Problem tritt immer noch auf. Sie fragt sich, warum dies geschieht und wie sie dafür sorgen kann, dass die Stile so bleiben, wie sie sie festgelegt haben, auch wenn andere das Dokument später öffnen.

Das Konzept der Stile und was sie können, ist sehr, sehr mächtig. Wenn Sie eine Vorlage auf Ihrem System einrichten, können Sie Absätze, Zeichen und sogar Tabellen problemlos formatieren, um ein einheitliches Erscheinungsbild innerhalb und zwischen Dokumenten zu erhalten.

Die Dinge werden etwas komplizierter, wenn Sie anfangen, diese Dokumente mit anderen zu teilen. Wie Stile auf dem anderen System definiert werden – insbesondere der normale Stil, auf dem so viele Stile basieren – kann sich nach dem Öffnen auf das freigegebene Dokument auswirken.

Dies scheint jedoch nicht Deborahs Problem zu sein. Sie gibt an, dass sie ihre Hausstile nicht auf einen der in Word integrierten Stile stützt.

In diesem Fall gibt es einige Dinge zu versuchen. Stellen Sie zunächst sicher, dass die anderen Benutzer keine ältere Version der Vorlagen auf ihren Systemen haben. In diesem Fall kann es zu Unterschieden bei den Stildefinitionen in den älteren Vorlagen kommen, die sich auf das Dokument auswirken.

Zweitens müssen Sie die normale Vorlage des Benutzers überprüfen. Es ist möglich, dass einige der Hausstile es in ihre normalen Vorlagen geschafft haben, und diese Hausstile – die sich möglicherweise von denen in der offiziellen Vorlage unterscheiden – überschreiben den Inhalt des Dokuments.

Während Sie sich die Vorlage „Normal“ ansehen, sollten Sie auch überprüfen, ob keiner ihrer Stile mit aktivierter Option „Automatisch aktualisieren“ definiert ist. Dies kann es Benutzern schnell ermöglichen, die Inhalte Ihrer Dokumentstile durcheinander zu bringen. (Vergessen Sie nicht, alle Stile für diese Einstellung zu überprüfen, nicht nur einige.)

Das Problem bei der Überprüfung dieser Dinge besteht darin, dass Sie auf die Systeme der anderen Benutzer zugreifen und überprüfen müssen, welche Vorlagen und Stile vorhanden sind. Dies kann fast unmöglich sein, wenn sich diese Benutzer an entfernten Standorten befinden. Sie können versuchen, die Benutzer darüber zu informieren, wonach sie suchen sollen, oder sogar ein Makro erstellen, um irgendwie nach den Vorlagen und Stilen auf dem anderen System zu suchen. Beides ist keine besonders einfache Aufgabe.

Es gibt noch eine andere Sache, die Sie versuchen könnten. Sie können sich Ihre Vorlage ansehen und sicherstellen, dass alle Ihre Hausstile (wohlgemerkt alle) auf einem einzigen Stil basieren. Sie könnten dies zum normalen Stil machen, aber ich persönlich scheue mich eher davor zurück, den normalen Stil zu verwenden. Erstellen Sie stattdessen einen neuen Stil mit dem Namen HouseBase, auf dem alle anderen Stile basieren.

Dies hat den Vorteil, dass Sie, wenn Sie ein Dokument von einem anderen Benutzer zurückerhalten, dieses Dokument laden und dann einfach den HouseBase-Stil aus Ihrer Vorlage in das empfangene Dokument kopieren können.

Zumindest theoretisch sollte dies alle anderen Stile im Dokument betreffen und sie sollten zur Formatierung im HouseBase-Stil zurückkehren. Da alle anderen Stile im Dokument auf diesem Basisstil basieren, sind sie ebenfalls betroffen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihrer Verarbeitung einen weiteren Schritt hinzuzufügen, wenn Sie mit der Arbeit am Dokument fertig sind. Befolgen Sie als eines der letzten Dinge, die Sie tun, die folgenden Schritte:

  1. Zeigen Sie die Registerkarte Überprüfen des Menübands an.

  2. Klicken Sie in der Gruppe „Schützen“ auf das Werkzeug „Bearbeitung einschränken“. Word zeigt den Bereich Bearbeitung einschränken auf der rechten Seite Ihres Dokuments an.

  3. Aktivieren Sie im Bereich Formatierungsbeschränkungen das Kontrollkästchen Formatierung auf eine Auswahl von Stilen beschränken.

  4. Klicken Sie direkt unter dem Kontrollkästchen auf den Link Einstellungen. Word zeigt das Dialogfeld Formatierungsbeschränkungen an. (Siehe Abbildung 1.)

  5. Stellen Sie sicher, dass die Liste der Stile diejenigen widerspiegelt, die der Benutzer verwenden soll.

  6. Passen Sie die Kontrollkästchen am unteren Rand des Dialogfelds nach Bedarf an.

  7. OK klicken. Word schließt das Dialogfeld Formatierungsbeschränkungen.

  8. Wenn die von Ihnen festgelegten Einschränkungen zu potenziellen Konflikten mit den im Dokument verwendeten Stilen geführt haben, werden Sie von Word gefragt, was Sie tun möchten.

(Antworten Sie, wie Sie möchten.)

  1. Klicken Sie auf Ja, Schutz erzwingen. Word zeigt das Dialogfeld Schutz erzwingen an.

  2. Geben Sie ggf. ein Passwort für den Schutz ein. (Sie müssen es zweimal eingeben.)

  3. OK klicken.

  4. Schließen Sie den Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken.

  5. Speichern Sie Ihr Dokument.

Zu diesem Zeitpunkt sollten Benutzer nicht in der Lage sein, die Formatierung im Dokument anzupassen, es sei denn, sie arbeiten mit den in Schritt 5 angegebenen Stilen.

Wenn alles andere fehlschlägt, können Sie sich daran erinnern, dass die Formatierung in den Dokumenten nicht geändert werden sollte, wenn der Benutzer das Dokument nicht speichern kann. Sie können einen gewissen Grad an Dokumentenschutz verwenden, z. B. die Dokumente schreibgeschützt machen, damit sie geöffnet, aber nicht unter demselben Dokumentnamen gespeichert werden können. Dies sollte helfen, alle Formatierungen zu schützen, die Sie bereits im Dokument haben.

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(Microsoft Word ist die beliebteste Textverarbeitungssoftware der Welt.) Dieser Tipp (4361) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013 und 2016.