Nachverfolgen von Änderungen an Vorlagen (Microsoft Word)
Carol hat viele Vorlagendateien (.dotx), an denen sie häufig Änderungen vornimmt. Sie möchte nachverfolgen können, welche Änderungen an den Vorlagen wann vorgenommen werden. Sie fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, dies mit Vorlagen einfach zu tun.
Es gibt keine einfache Möglichkeit, dies zu tun, die wir entdeckt haben. Es ist richtig, dass Sie eine Vorlage laden können (die Vorlage selbst laden, kein Dokument basierend auf der Vorlage erstellen) und Änderungen verfolgen aktivieren können. Wenn Sie die Vorlage dann mit aktivierter Option „Änderungen verfolgen“ speichern, ist für jedes neue Dokument, das Sie basierend auf dieser Vorlage erstellen, auch „Änderungen verfolgen“ aktiviert. Dies wäre für die meisten Menschen nicht akzeptabel.
Darüber hinaus lassen sich die meisten Vorlagen in zwei Kategorien einteilen: Diejenigen, die benutzerdefinierte Stile und Makros enthalten, und diejenigen, die Kesseltext eines bestimmten Typs enthalten. Wenn Ihre Vorlage vom letzteren Typ ist, kann das Aktivieren von Änderungen verfolgen in der Vorlage hilfreich sein, auch wenn für neue Dokumente, die auf dieser Vorlage basieren, standardmäßig auch Änderungen verfolgen aktiviert sind. Wenn Ihre Vorlage vom vorherigen Typ ist (was meiner Erfahrung nach die meisten Vorlagen sind), hilft es nicht, Änderungen in der Vorlage verfolgen zu aktivieren.
Der Grund ist einfach: Auch wenn Sie möglicherweise Änderungen an Stilen und Makros in der Vorlage vornehmen, werden diese Änderungen nicht von Änderungen verfolgen nachverfolgt, sodass Sie nicht erkennen können, wer die Formatierung Ihres Textabschnitts geändert hat zu voll gerechtfertigt, oder auch wenn eine solche Änderung überhaupt vorgenommen wurde.
Sie können natürlich einen internen „Ehrensystem“ -Ansatz einrichten, um Änderungen an der Vorlage vorzunehmen. Sie können beispielsweise von jedem Benutzer auf irgendeine Weise Änderungen an einer Vorlage notieren lassen. Wenn sie einen Stil ändern oder die Ränder ändern, sollten sie der Vorlage einen Kommentar hinzufügen, in dem diese Änderungen und die Gründe für ihre Änderungen aufgeführt sind. Natürlich werden solche Kommentare dann Teil der Vorlage und werden automatisch in jedes neue Dokument übertragen, das auf dieser Vorlage basiert. (Sie können dies mit einem manuellen Ansatz umgehen, indem Sie ein separates Dokument verwenden, um die Kommentare des Benutzers zu Änderungen an der Vorlage zu akzeptieren.)
Was Sie wirklich wollen – besonders bei Vorlagen – ist eine „Änderungskontrolle“
System. Diese Systemtypen werden häufig bei Dateien verwendet, für die die Verantwortlichkeit für Änderungen von entscheidender Bedeutung ist, z. B. beim Programmieren von Dateien. In Office ist ein solches System nicht integriert, es kann jedoch möglich sein, ein System eines Drittanbieters zu finden, das die gewünschte Funktionalität bietet. Normalerweise ermöglichen Änderungskontrollsysteme einem Benutzer, eine Datei (z. B. in diesem Fall eine Vorlage) auszuchecken, Änderungen an der Datei vorzunehmen und sie dann wieder in das System einzuchecken. Während die Datei ausgecheckt ist, kann niemand anderes sie ändern. Änderungskontrollsysteme bewahren normalerweise Kopien von Dateien bei jedem Einchecken auf, sodass Sie unerwünschte Änderungen „zurücksetzen“ können.
Wenn Sie nach einem Änderungskontrollsystem suchen, das mit Word-Dokumenten und -Vorlagen funktioniert, sollten Sie sicherstellen, dass es die einzigartigen Funktionen von Word unterstützt. Das System sollte beispielsweise in der Lage sein, Änderungen an Stilen, Makros, Dokumenteigenschaften, Grafiken usw. zu verfolgen.
Dies ist eine große Aufgabe und nicht leicht zu erreichen.
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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (12691) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.