Kelly hat ein Word-Dokument, das mit etwa 30 Diagrammen in einer Excel-Arbeitsmappe verknüpft ist. Beim Öffnen versucht Word, die Arbeitsmappe immer wieder herunterzuladen, obwohl alle Links so eingestellt sind, dass sie manuell aktualisiert werden. Kelly fragt sich, ob es eine Möglichkeit gibt, dies zu verhindern, da das Öffnen des Word-Dokuments über 10 Minuten dauern kann.

Wenn die Remote-Arbeitsmappe tatsächlich heruntergeladen wird, sollten Sie die folgenden Schritte ausführen, um festzustellen, ob dies hilfreich ist:

  1. Zeigen Sie das Dialogfeld Word-Optionen an. (Klicken Sie in Word 2007 auf die Schaltfläche Office und dann auf Word. Zeigen Sie in Word 2010 oder einer späteren Version die Registerkarte Datei des Menübands an und klicken Sie dann auf Optionen Optionen.)

  2. Klicken Sie links im Dialogfeld auf Erweitert.

  3. Scrollen Sie durch die verfügbaren Optionen, bis Sie zum Abschnitt Speichern gelangen. (Siehe Abbildung 1.)

  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Remote-gespeicherte Dateien auf Ihren Computer kopieren.

  5. OK klicken.

Wenn dieses Kontrollkästchen (Schritt 4) zunächst nicht aktiviert war, lädt Word die Dateien nicht wirklich auf Ihr System herunter. Stattdessen werden sie geöffnet, um Informationen abzurufen. Sie sollten diesen Vorgang beschleunigen können, indem Sie einfach die Excel-Arbeitsmappe öffnen, bevor Sie das Word-Dokument öffnen. Da die Arbeitsmappe bereits geöffnet ist, sind die im Word-Dokument verknüpften Informationen sofort verfügbar und können schneller aktualisiert werden.

Als Randnotiz zu diesem Ansatz: Wenn das Öffnen der Excel-Arbeitsmappe lange dauert, liegt das Problem möglicherweise nicht bei Word, sondern bei der Zusammenstellung der Excel-Arbeitsmappe. Möglicherweise ist die Netzwerkverbindung, über die Sie die Arbeitsmappe öffnen müssen, sehr langsam. (Dies sind alles Probleme, die in diesem Tipp offensichtlich nicht behandelt werden, die sich jedoch auf das Öffnen des Dokuments auswirken können, das auf der langsamen Excel-Arbeitsmappe basiert.)

Es gibt noch ein paar andere Dinge, die Sie überprüfen könnten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Excel-Arbeitsmappe ein moderneres Dateiformat verwendet. Dies kommt ins Spiel, wenn Ihr Word-Dokument beispielsweise im DOCX-Format vorliegt und Ihre Excel-Arbeitsmappe im alten XLS-Format (in Excel 2003 und früher verwendet) vorliegt. Da es sich um ein älteres Format handelt, muss Word zusätzliche Dateitreiber laden, um auf das ältere Dateiformat zugreifen zu können. Dieser Vorgang kann die Aktualisierung verlangsamen.

Das andere, was Sie überprüfen könnten, ist die Art und Weise, wie die eigentliche Verknüpfung zwischen Word und Excel erstellt wurde. Wenn Sie Objekte (z. B. ein Objekt aus Excel) in das Word-Dokument einfügen, können Sie „Link einfügen“ auswählen. Dies bedeutet, dass das eingefügte Objekt aktualisiert wird, wenn sich die Quellarbeitsmappe ändert. Wenn Sie diese Verbindung nicht unbedingt benötigen, fügen Sie eine neue Kopie des Objekts mit einer anderen Methode als „Link einfügen“ ein, und Sie können Ihr Word-Dokument schneller öffnen.

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(Microsoft Word ist die weltweit beliebteste Textverarbeitungssoftware.) Dieser Tipp (7356) gilt für Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Word in Office 365.