Es inevitable: a medida que la organización en la que trabaja se hace más grande, se vuelve más especializada y cada parte de la organización comienza a generar información que debe compartirse con los demás. Por ejemplo, la gente de RR.HH. puede generar una lista de los feriados de la empresa para el año o un manual del empleado, los de Ventas generan formularios de pedido y hojas de información del producto, las personas del almacén crean formularios de recepción, etc. La lista es interminable al igual que las permutaciones. Después de todo, cada organización es diferente.

La forma tradicional de compartir dichos documentos es que cada departamento los imprima, los distribuya y mantenga un stock de ellos en caso de que se necesiten más. Sin embargo, puede eliminar todo el papel simplemente creando sus formularios, documentos, hojas de cálculo o lo que sea usando las aplicaciones de Google y luego compartiéndolos con los miembros de la empresa.

Con este enfoque, ahorrará toneladas de papel porque las personas pueden revisar la información en línea, según sea necesario. Si una persona en particular necesita imprimir una copia, puede hacerlo sin la necesidad de imprimir una para todos.

Abordar el uso compartido de documentos de esta manera puede requerir un poco de planificación, pero en realidad puede implementarse en cualquier momento que desee. Incluso si su organización ha estado avanzando durante años, con muchos documentos internos existentes, estos se pueden transferir fácilmente a Google Drive y compartir.

Mientras comparte, asegúrese de pensar en quién necesita los distintos niveles de acceso que proporciona Google. Por ejemplo, no todo el mundo necesitará la capacidad de editar o comentar todos los documentos. De hecho, la mayoría de las personas probablemente solo necesitarán la capacidad de verlos.

Sin embargo, cambiar el acceso a documentos o personas es muy sencillo en Documentos y Hojas de cálculo.