Excel brilla al convertir sus datos en gráficos: representaciones gráficas de sus datos. Puede crear fácilmente un gráfico basado en un rango de datos en una hoja de trabajo. Normalmente, si agrega datos adicionales a su rango, deberá volver a crear el gráfico o, en el mejor de los casos, cambiar el rango de celdas en el que se basa el gráfico.

Si se cansa de modificar gráficos para hacer referencia a nuevos rangos de datos, hay un par de atajos que puede probar. El primer atajo funciona bien si simplemente necesita «ajustar» el rango utilizado en un gráfico. (Este enfoque solo funciona si el gráfico está en un objeto en la misma hoja de trabajo que contiene los datos en los que se basa el gráfico). Siga estos pasos:

  1. Ingrese cualquier dato nuevo en la tabla en la que se basa el gráfico.

  2. Seleccione todas las celdas que acaba de ingresar.

  3. Haga clic en cualquier lugar del borde de selección alrededor de las celdas. (No haga clic en el controlador de relleno)

  4. Arrastre la selección hacia el gráfico y suéltela en el gráfico.

Eso es todo: Excel incorpora los nuevos datos directamente en el gráfico existente, hábilmente como un silbato.

Otro enfoque es agregar nuevos datos al rango no al final, sino en algún lugar dentro del rango. Por ejemplo, es posible que tenga algunos datos que representen un período de tiempo, como 1/11 al 13/11, y cree un gráfico basado en esas fechas. Si agrega nuevos datos al final del rango (después del 13/11), Excel no sabe que desea agregar esos elementos al gráfico.

En su lugar, inserte algunas filas en blanco en algún lugar dentro del rango de datos; no importa dónde, siempre que el registro del 13/11 esté debajo de las filas agregadas. Luego, puede agregar los nuevos datos en las nuevas filas y el gráfico se actualiza automáticamente para incluir los datos.

Un inconveniente de este enfoque, por supuesto, es que los datos insertados estarán desordenados en comparación con la estructura general de la tabla de datos. Es interesante notar que para algunos tipos de datos, como los basados ​​en fechas, Excel automáticamente ordenará los datos por fecha tal como los presenta en el gráfico, pero no en la tabla de datos en sí. Siempre puede usar la función de clasificación de Excel para reordenar los datos en la tabla, todo sin afectar lo que se presenta en el gráfico.

Otro enfoque más es crear un «rango dinámico». Este enfoque funciona bien si el rango de datos que está graficando es el único dato en la hoja de trabajo. Siga estos pasos:

  1. Cree su tabla de datos como lo haría normalmente. (Para simplificar las cosas, asumiremos que está creando una tabla de datos de dos columnas, en las columnas A y B, que luego desea graficar).

  2. Cree su gráfico, como desee.

  3. Con la hoja de trabajo visible, haga clic en Insertar | Nombre | Definir para mostrar el cuadro de diálogo Definir nombre. (Ver figura 1)

  4. En el campo Nombres en el libro de trabajo o Nombre (según su versión de Excel) ingrese un nombre que hará referencia a los datos en la columna A.

  5. En el campo Se refiere a, ingrese la siguiente fórmula. Debe cambiar el nombre de la hoja y la celda inicial (en este caso $ A $ 2), según sea necesario. Si cambia la celda inicial, también debe cambiar la parte final de la fórmula (-1) para que sea uno menos que el número de fila de la celda inicial. Por lo tanto, si cambia la celda inicial a $ A $ 5, debe cambiar la parte final de la fórmula a -4.

  6. Haga clic en Agregar. Excel crea el nombre y lo asocia con la fórmula que ingresó. El cuadro de diálogo Definir nombre aún debería estar visible, con el nombre recién definido en la lista.

  7. En el campo Nombres en el libro de trabajo o Nombre (según su versión de Excel) ingrese un nombre que hará referencia a los datos en la columna B.

  8. En el campo Se refiere a, ingrese la siguiente fórmula. (Debe realizar el mismo tipo de cambios en el nombre de la hoja, la celda inicial y la parte final de la fórmula como se describe en el paso 5.)

  9. Haga clic en Agregar. Excel crea el nombre.

  10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir nombre.

  11. Muestre el gráfico y seleccione la serie de datos. (Solo debe haber una serie de datos, ya que esta es una tabla de datos simple de dos columnas). La barra de fórmulas mostrará una fórmula similar a la siguiente:

  12. Reemplace los rangos en la fórmula con los nombres que definió anteriormente en estos pasos. Suponiendo que definió los nombres Dates y Readings en los pasos 4 y 7, la fórmula debería verse así:

=SERIES(,Sheet1!Dates,Sheet1!Readings,1)

Ahora el gráfico se actualiza automáticamente independientemente de dónde agregue información en su tabla de datos. Esto funciona porque los nombres que definió en los pasos 6 y 10 se refieren a una fórmula que calcula la extensión de los datos en las columnas A y B de su hoja de trabajo.

Hay muchas otras formas en que puede crear rangos dinámicos, según las características de los datos que esté utilizando. Para obtener información adicional, consulte estos recursos web:

http://spreadsheetpage.com/index.php/tip/update_charts_automatically_when_you_enter_new_data/ http://www.ozgrid.com/Excel/DynamicRanges.htm

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Este consejo (2933) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003.