Blair tiene una hoja de trabajo dividida en dos áreas: ingreso de datos y verificación de datos. El área de verificación de datos consta de fórmulas que verifican las entradas mediante declaraciones IF. Si se encuentra un problema, se muestra un mensaje de texto en una celda en el área de verificación; de lo contrario, la fórmula devuelve un espacio en blanco. La siguiente es una fórmula de verificación típica:

=IF(A1<>5,"Value in A1 is not 5")

El problema es que el área de verificación de datos puede ser bastante grande, lo que significa que es fácil perder uno de los mensajes de texto. Blair se preguntó si había una manera de crear una fórmula que examinara el área de verificación de datos y devolviera un solo mensaje si había otros mensajes en el área.

Hay varias formas diferentes de abordar este problema. Si el área de verificación de datos es contigua, entonces una fórmula de matriz simple funcionará. Ingrese lo siguiente en cualquier celda vacía de la hoja de trabajo:

=SUM((LEN(ValRange)>0)*1)

Asegúrese de que ValRange se reemplace con el rango de celdas en el área de validación de datos. Además, asegúrese de ingresar la fórmula presionando Shift + Ctrl + Enter (para indicar que es una fórmula de matriz). La fórmula devuelve un valor que indica cuántas celdas del rango tienen una longitud mayor que 0. En otras palabras, cuenta la cantidad de celdas que tienen mensajes visibles.

Si prefiere no utilizar una fórmula de matriz, puede lograr el mismo resultado utilizando la siguiente fórmula regular:

=SUMPRODUCT((LEN(ValRange)>0)*1)

El resultado, nuevamente, es el número de celdas que tienen una longitud mayor que 0. Otro enfoque es usar algunas de las funciones COUNT proporcionadas por Excel:

=COUNTA(ValRange) - COUNTBLANK(ValRange)

Esta fórmula cuenta la cantidad de celdas en el rango y luego resta la cantidad de celdas en blanco en el rango. El resultado es el número de celdas que no están en blanco o las que muestran mensajes. Se puede utilizar un enfoque de fórmula diferente para determinar una respuesta simple de sí / no:

=IF(COUNTIF(ValRange,"?*"),"","No ") & "Verification Messages"

Si no hay mensajes en ValRange, la fórmula devuelve «No hay mensajes de verificación». Si hay mensajes, elimina el «No» y simplemente devuelve «Mensajes de verificación».

También sería una buena idea aplicar formato condicional a su área de verificación de datos. Si bien las fórmulas discutidas hasta ahora le dirán si hay mensajes, no resaltarán dónde están esos mensajes; el formato condicional puede identificar cada mensaje. Seleccione todas las celdas en el área que contienen fórmulas y luego use formato condicional para verificar la longitud de esas celdas. Si la longitud es mayor que 0, la celda podría formatearse para mostrar un fondo rojo. Esto hará que sea mucho más difícil pasar por alto cualquier mensaje en el área de verificación de datos al desplazarse por la hoja de trabajo.

Si está de humor para rediseñar completamente su hoja de trabajo, un enfoque más poderoso sería eliminar el área de verificación de datos.

Puede lograr los mismos resultados (verificando lo que hay en el área de entrada de datos) utilizando la validación de datos para cada una de las celdas de entrada. Si se configura correctamente, la validación de datos aseguraría que el usuario ingresara valores aceptables en cada celda, eliminando la necesidad de gran parte del área de validación de datos.

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Este consejo (2772) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003.