Keval tiene una mesa de más de 5,000 estudiantes distribuidos en 22 cursos de estudio. Contra el nombre de cada estudiante en cada fila de esta tabla se indica el curso en el que está inscrito el estudiante. A Keval le gustaría, en una hoja de trabajo diferente, poner un nombre de curso en la celda A1 y luego que Excel muestre, comenzando en la fila 3, todos los estudiantes de ese curso, como se extrajo de la lista. Se pregunta si hay alguna forma de hacer esto con una fórmula.

La mejor solución a este problema dependerá, en gran parte, de cómo estén organizados los datos de origen. Si solo tiene dos columnas (nombre del estudiante y nombre del curso), es posible que ni siquiera necesite usar una segunda hoja de trabajo. En su lugar, puede utilizar las capacidades de filtrado de Excel. Simplemente filtre por el contenido de la columna que contiene el nombre del curso, y puede limitar fácilmente lo que se muestra solo a los estudiantes del curso.

Si debe hacer que la información aparezca en la segunda hoja de trabajo, puede ser mejor usar una fórmula de matriz para extraer los estudiantes. Coloque el curso deseado en la celda A1 y luego la siguiente fórmula en la celda A3:

=IF(COUNTIF(Sheet1!$B$1:$B$5000,$A$1)<ROW()-2,"", INDEX(Sheet1!$A$1:$A$5000,SMALL(IF(Sheet1!$B$1:$B$5000=$A$1, ROW(Sheet1!$B$1:$B$5000)),ROW()-2)))

Recuerde: esta es una fórmula única y debe ingresarla en la celda presionando Ctrl + Shift + Enter. Copie la fórmula hacia abajo en suficientes celdas para que se adapte a su clase más grande. La fórmula también asume que los datos de origen en las filas 1 a 5000; si este no es el caso, querrá modificar la fórmula para reflejar el rango apropiado.

Otro enfoque es crear una tabla dinámica basada en la lista de estudiantes / cursos. Todo lo que necesita hacer es asegurarse de que tanto el nombre del curso como los campos del nombre del estudiante estén en el área de «fila» de la tabla dinámica. Ponga el campo del nombre del curso primero y el campo del nombre del estudiante en segundo lugar, y terminará con una lista de todos los cursos con los estudiantes bajo cada nombre de curso.

Si sus datos de origen tienen información adicional asociada (como calificaciones, direcciones, asignaciones de libros, etc.), entonces puede considerar trabajar con un programa de base de datos real, como Access. Podrá manipular y extraer datos utilizando herramientas superiores a las de Excel.

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Este consejo (12346) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Compiling_a_List_of_Students_in_a_Course [Compilación de una lista de estudiantes en un curso].