Cuando ingresa información en una hoja de trabajo, Excel hace todo lo posible para descifrar qué tipo de datos está ingresando. Si su entrada se puede traducir como un número o una fecha, Excel lo trata de esa manera. Puede superar esta tendencia natural de Excel formateando una celda como texto antes de ingresar información en ella. Cuando lo hace, la información de la celda siempre se trata como texto.

Por supuesto, obligar a Excel a tratar su entrada como texto puede tener repercusiones no deseadas más adelante. Por ejemplo, puede decidir que desea sumar el contenido de las celdas formateadas como texto. Si usa una fórmula como la siguiente, Excel no tiene ningún problema:

=A1 + A2

Excel proporciona la suma correcta, siempre que al menos una de las celdas (A1 o A2) no tenga el formato de texto. Sin embargo, para complicar las cosas, si usa la función SUMA (que la mayoría de la gente hace cuando suma una columna o fila completa), no obtendrá la suma adecuada. La función SUMA ignora las celdas formateadas como texto. ¿Cómo resuelves esto?

Es posible eliminar el atributo de formato de texto de las celdas que desea sumar, pero eso no hará que Excel reevalúe el contenido de las celdas y las trate como números o fechas, cuando corresponda. Hay varias formas diferentes de forzar la conversión de texto forzado en valores numéricos, desde macros hasta el uso de fórmulas en otras columnas para realizar la conversión. Sin embargo, las dos soluciones siguientes parecen ser las más fáciles y rápidas.

El primer método se logra siguiendo estos pasos:

  1. Ingrese el valor 1 en una celda vacía.

  2. Seleccione la celda y presione Ctrl + C. El valor ahora está en el Portapapeles.

  3. Seleccione el rango de celdas que desea convertir en números.

  4. Elija Pegado especial en el menú Editar. Excel muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. (Ver figura 1)

  5. Asegúrese de que el botón de opción Multiplicar esté seleccionado.

  6. Haga clic en Aceptar.

Esto funciona porque Excel multiplica cada celda en el rango (paso 3) por el valor en el Portapapeles y luego almacena nuevamente el valor en la celda.

Dado que cualquier número multiplicado por uno es ese mismo número, efectivamente obliga a Excel a reemplazar el contenido de la celda con el equivalente numérico del texto que estaba allí anteriormente.

Si el rango que desea convertir contiene solo números formateados como texto y no texto real, los siguientes pasos funcionan bien:

  1. Seleccione el rango de celdas que desea convertir en números.

  2. Elija Texto a columnas en el menú Datos. Excel muestra el Asistente para convertir texto en columnas. (Ver figura 2)

  3. Haga clic en Finalizar.

Si prueba estos tres pasos en un rango de celdas que tiene texto que contiene espacios o tabulaciones, es posible que pueda sobrescribir datos en columnas a la derecha del rango seleccionado. Por eso es más seguro usarlo si el rango solo contiene valores numéricos formateados como texto.

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (2670) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Converting_Forced_Text_to_Numbers [Conversión de texto forzado en números].