Beth estaba buscando una forma de determinar cuántos empleados habían tomado al menos diez clases que se ofrecían en su empresa. Ella configuró Excel para que la columna A (comenzando en A2) contuviera los nombres de los empleados, y la columna B (comenzando en B2) contuviera los nombres de las clases. Cuando un empleado tomó una clase, su nombre se ingresó en la columna A y el nombre de la clase que tomó se colocó en la columna B. Por lo tanto, la columna A contendría múltiples instancias del nombre de cada empleado y la columna B contendría múltiples instancias de nombres de clases.

La pregunta de cómo determinar cuándo un empleado había tomado diez clases se puede responder mejor utilizando la función CONTAR.SI. Por ejemplo, la siguiente fórmula podría ingresarse en cada celda de la columna C:

=IF(COUNTIF(A:A,A2)>9,"10 classes or more","")

Para usar la fórmula correctamente, esta instancia en particular se colocaría en la celda C2 y luego se copiaría en el resto de las celdas de la columna C.

Esto hace que la referencia A2 en la fórmula cambie de modo que siempre haga referencia a la celda dos columnas a su izquierda inmediata. (La fórmula en C2 hace referencia a A2, la fórmula en C3 hace referencia a A3, etc.)

Usando esta fórmula, cuando una persona en particular ha tomado su décima clase, lo que significa que su nombre aparece en la columna A por décima vez, la columna C se llena con la frase «10 clases o más» junto a cada clase que tomó esa persona en particular. Esto es genial, excepto cuando un grupo de empleados diferentes comienzan a cruzar el umbral de diez clases.

Entonces la columna C comienza a verse abarrotada.

Para superar el desorden, una variación del enfoque anterior es utilizar la siguiente fórmula en las celdas de la columna C:

=IF(COUNTIF($A$2:A2,A2)>9,"10 classes or more","")

En este caso, la función CONTAR.SI no mira todas las celdas de la columna A; en su lugar, mira las celdas de la columna A que están en filas menores o iguales a la fila en la que aparece la fórmula. Por lo tanto, si esta fórmula estuviera en la fila 8, COUNTIF solo miraría las filas 2 a 8 al hacer su recuento. El resultado es que la frase «10 clases o más»

solo aparece en la columna C cuando un empleado en particular ha pasado la marca de diez clases. No aparecerá para los casos en los que el empleado estaba tomando su primera, segunda, tercera y hasta novena clase.

Finalmente, la tabla de clases de empleados se puede hacer un poco más elegante y puede ver exactamente cuántas clases ha tomado cada empleado. Si las columnas A y B aún contienen nombres y clases, puede colocar una sola instancia de cada nombre de empleado en las primeras filas de la columna D, dejando la columna C en blanco. En la columna E puede colocar la siguiente fórmula a la derecha del nombre de cada empleado:

=COUNTIF(A:A,D2)

El resultado es que la columna E contiene el número de instancias del nombre en la columna D que aparece en la columna A. En otras palabras, tiene un recuento de cuántas clases ha tomado cada empleado. Luego, podría usar formato condicional en las celdas de la columna D para que se muestren en rojo si el recuento en la columna E es 10 o más.

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (2552) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Counting_Employees_in_Classes [Contando empleados en clases].