John tiene una hoja de trabajo que contiene registros utilizados en un sistema de seguimiento de costos. Los números de registro se ingresan en la columna A, las ubicaciones en la columna B y los costos en la columna C. No todos los registros tienen un valor de costo ingresado en la columna C. John desea determinar un recuento de registros «con ubicación X y costo <> 0».

Su primer impulso puede ser utilizar una de las funciones de la hoja de trabajo diseñadas para contar, como CountIf. El único problema es que CountIf no permite que se verifiquen dos condiciones al calcular una solución. Sin embargo, hay un par de soluciones que puede usar, sin la necesidad de agregar columnas adicionales o cálculos intermedios.

La primera (y quizás la más simple) solución es usar la función de hoja de trabajo SUMPRODUCT. Esta función le permite contar o sumar datos de una columna, fila o matriz con tantos criterios como desee. La sintaxis básica es la siguiente:

=SUMPRODUCT( (CONDITION1)  (CONDITION2)  (CONDITION3) * (DATACELLS) )

En este caso en particular, podría juntar la fórmula así:

=SUMPRODUCT((B2:B101="X")*(C2:C101>0))

Lo que esto hace es proporcionar dos condiciones diferentes que se verifican.

Primero, las celdas en la columna B se verifican para ver si son iguales a «X», luego las celdas correspondientes en la columna C se verifican para ver si son iguales a 0. Ambas condiciones devuelven Verdadero (1) o Falso (0). Estos resultados luego se multiplican entre sí, lo que da como resultado 1 o 0. La función SUMPRODUCT luego los suma, lo que da como resultado un recuento acumulativo.

Otra solución es crear una fórmula de matriz que hará el cálculo por usted. Las fórmulas de matriz son diferentes a las fórmulas regulares, ya que funcionan en varias celdas, iterando a través de ellas para producir un resultado. Considere la siguiente fórmula:

=(B2="X")*(C2>0)

Esto devuelve un solo valor, ya sea 1 o 0. La fórmula usa la misma lógica básica descrita en la explicación anterior de la solución SUMPRODUCT. Las dos comparaciones lógicas devuelven 1 o 0, que se multiplican entre sí, lo que da como resultado 1 o 0 como respuesta. Ahora, considere la siguiente fórmula:

=SUM((B2:B101="X")*(C2:C101>0))

Esto ahora se parece mucho a la fórmula SUMPRODUCT anterior, pero no funcionará correctamente como fórmula simple. Esto se debe a que SUM no está diseñado para funcionar de forma iterativa en un rango de celdas. Si ingresa esta fórmula como una fórmula de matriz (presione Shift + Ctrl + Enter para ingresar), entonces Excel entiende que desea trabajar con cada uno de los rangos, a su vez, para calcular la suma final, que es un recuento de registros que cumplir con los criterios establecidos.

Las diferentes formas en que puede usar fórmulas de matriz es un tema bastante amplio.

Para obtener más información sobre cómo funcionan las fórmulas de matriz, consulte otras ediciones de _WordTips, _ o consulte el siguiente sitio web:

http://www.cpearson.com/excel/ArrayFormulas.aspx

Una tercera opción es utilizar las funciones de la hoja de trabajo de la base de datos para devolver un recuento. Con estos, configura una «tabla de criterios» en su hoja de trabajo, y luego la función usa los criterios para analizar los registros. Los siguientes pasos asumen que las etiquetas de las tres columnas son RecNum, Location y Cost:

  1. Busque algunas celdas vacías, ya sea en la misma hoja de trabajo que sus registros o en una hoja de trabajo diferente. (Por el bien de este ejemplo, supongo que está utilizando las columnas J y K.)

  2. En la celda J1, ingrese la palabra Ubicación.

  3. En la celda K1, ingrese la palabra Costo.

  4. En la celda J2, ingrese X.

  5. En la celda K2, ingrese> 0. Ahora ha ingresado su tabla de criterios en las celdas J1: K2.

  6. Seleccione las celdas J1: K2.

  7. Elija Nombre en el menú Insertar, luego elija Definir. Excel muestra el cuadro de diálogo Definir nombre. (Ver figura 1)

  8. Introduzca el nombre Criterios y haga clic en Aceptar.

  9. En la celda donde desea un recuento de registros que cumplen con sus criterios, ingrese lo siguiente:

=DCOUNT(B1:C101,2,Criteria)

Note que el primer argumento usado con DCOUNT es la segunda y tercera columnas de su lista de registros. Este argumento también incluye las etiquetas de columna, que son necesarias para que DCOUNT pueda localizar las coincidencias de criterios adecuadas en la tabla de criterios (tercer argumento).

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Este consejo (2815) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003.