Sharon tiene una hoja de trabajo que usa para registrar distancias. Varias personas ingresan datos en la hoja de trabajo y algunas ingresan la distancia en millas (como 15 m) y otras ingresan la distancia en kilómetros (como 28 Km).

Sharon se pregunta si hay una fórmula que pueda usar para convertir en kilómetros lo que se coloca en la celda para que todas las respuestas sean iguales.

Hay fórmulas que puede usar para hacer la conversión, pero antes de llegar a ellas, sería una buena idea considerar cómo está armando su hoja de trabajo. Desde el punto de vista de la gestión de datos, no es una buena idea permitir que las personas especifiquen unidades en la misma celda que la entrada de valor. El problema es que nunca podrá atrapar todos los posibles errores y errores tipográficos del usuario. Por ejemplo, alguien podría ingresar 15 millas como uno de los siguientes: 15 millas, 15 millas, 15 millas, 15 millas, 15 millas, 15 millas, 15 millas, 15 millas, 15 millas, etc. El mismo problema ocurre con la entrada de kilómetros.

Una buena idea es dividir el valor de la designación de unidades. Por ejemplo, podría permitir que alguien coloque un valor en la celda B4 y luego en la celda C4 podría ingresar un indicador sobre si el valor representa millas o kilómetros. Puede utilizar la validación de datos en la celda para limitar las opciones aceptables para su entrada. El resultado es un método de entrada de datos más «a prueba de balas».

Dicho esto, examinemos algunas ideas para realizar la conversión de datos. Excel proporciona una función de CONVERTIR genial que le permite, por extraño que parezca, realizar conversiones de datos de un sistema de medición a otro. La función CONVERTIR es parte de Analysis ToolPak. La fórmula para convertir millas a kilómetros sería la siguiente:

=CONVERT(B4,"mi","km")

Si desea conocer todas las unidades de medida que puede especificar con la función CONVERTIR, el sistema de ayuda en línea de Excel debería estar a la altura.

Si usa la celda C4 para especificar una unidad de medida (ya sea «mi» o «km»), entonces la siguiente fórmula podría usarse para asegurarse siempre de que lo que se ingresó en la celda B4 se expresó en kilómetros:

IF(C4="mi",CONVERT(B4,"mi","km"),B4)

Si no puede dividir las unidades de medida en una celda diferente, entonces debe intentar hacer una conversión de datos sobre lo que ingresó. Lo importante a recordar es que todo lo que se ingresa es tratado por Excel como un valor de texto ya que contiene caracteres no numéricos.

Supongamos por un segundo que alguien ingresa en la celda B4 el valor «5 mi» sin las comillas. Necesitas usar una fórmula para quitar los caracteres no numéricos

=IF(RIGHT(SUBSTITUTE(B4," ",""),2)="mi",CONVERT(VALUE( LEFT(B4,LEN(B4)-2)),"mi","km"),VALUE(LEFT(B4,LEN(B4)-2)))

La fórmula examina el valor de la celda B4 y examina específicamente los dos caracteres situados más a la derecha, después de que se hayan eliminado los espacios de la celda. Si esos dos caracteres son «mi» (sin las comillas, por supuesto), entonces la función CONVERT se usa para hacer una conversión en la parte numérica de la celda. Si los dos caracteres situados más a la derecha son distintos de «mi», la fórmula simplemente devuelve la parte numérica de la celda sin ningún cambio.

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Este consejo (7608) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Ensuring_Standard_Units_During_Data_Entry [Asegurar unidades estándar durante la entrada de datos].