En un entorno empresarial, no es inusual utilizar Excel para ayudar a administrar los datos con los que necesita trabajar todos los días. Por ejemplo, puede usar Excel para «hacer crujir»

factura datos, registros de envío o cualquier cantidad de diferentes tipos de datos. Cuando trabaje con esos datos, es posible que deba extraer diferentes registros según criterios particulares.

Aquí es donde las capacidades de filtrado de Excel resultan útiles.

Considere el escenario en el que tiene varios miles de pedidos, que abarcan a clientes de todo el país. Es posible que desee extraer los pedidos que pertenecen a clientes en estados específicos, para poder procesarlos primero. Puede hacer esto usando las capacidades de filtrado avanzadas de Excel. (Para estos pasos, suponga que los datos que desea filtrar están en las columnas A a K.)

  1. Asegúrese de que cada columna de su lista de datos tenga una etiqueta que describa lo que hay en esa columna. Por ejemplo, la columna que contiene el estado de cada cliente podría tener «Estado» como etiqueta.

  2. En la celda N1, ingrese la palabra «Estado». Está configurando una tabla de criterios en esta columna, y esta etiqueta le informa a Excel qué columna desea usar en los criterios de coincidencia. Ponga esta celda en negrita y subráyala, si lo desea.

  3. Comenzando en la celda N2, ingrese los estados que desea extraer de la lista de datos principal. Ingrese un estado por celda en la columna.

  4. Seleccione una celda en algún lugar dentro de las columnas A a K, en sus datos principales.

  5. Elija Filtro en el menú Datos, luego elija Filtro avanzado. Excel muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado, con la dirección de su tabla de datos original ya en el cuadro Rango de lista. (Ver figura 1)

  6. Asegúrese de que la opción Copiar a otra ubicación esté seleccionada.

  7. Coloque el puntero de inserción en el cuadro Rango de criterios, luego seleccione (en la hoja de trabajo) el rango de celdas en la columna N que comprenden la lista de estados. Asegúrese de incluir la celda N1, que es la etiqueta.

  8. Coloque el puntero de inserción en el cuadro Copiar a, luego seleccione una celda donde desea que se extraigan los registros. Puede seleccionar una celda en la misma hoja de trabajo o en una hoja de trabajo diferente.

  9. Si desea omitir los registros duplicados, asegúrese de que la casilla de verificación Solo registros únicos esté seleccionada.

  10. Haga clic en Aceptar.

Eso es todo: Excel copia los registros que tienen uno de sus estados de destino en la ubicación que especificó en el paso 8, y los datos originales no se modifican.

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Este consejo (2941) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Extracting_Targeted_Records_from_a_List [Extracción de registros específicos de una lista].