Michael dirige una empresa de karaoke y usa Excel para crear sus libros de canciones.

La hoja de trabajo contiene tres columnas para el número de la canción, el título de la canción y el artista. Michael tiene un comportamiento extraño al clasificar el libro de canciones por artista o título.

Por ejemplo, cuando clasifica por artista, el grupo 311 aparecerá en dos lugares diferentes: cuatro de sus canciones se colocan justo después de la banda 112 y antes de la 702, y luego clasifica el resto justo después del 3 de Hearts y antes del 38 Special. Luego, al ordenar por canción, la canción «True» de George Strait siempre termina como la última canción de la lista.

Obviamente, esto no es lo que Michael quiere que suceda al clasificar. Sin embargo, la razón por la que está sucediendo se debe a la forma en que Excel interpreta la información en cada celda. Cuando ingresa información en una celda, Excel intenta analizar esa información y determinar si es un número, una fecha o un texto. Da la casualidad de que Excel está «adivinando mal» cuando se trata de algunos títulos de grupos y canciones.

Cuando ingresa al grupo 311, Excel lo considera un número, por lo que lo trata como un número. Del mismo modo, cuando ingresa el título de la canción «Verdadero»,

Excel lo considera un valor booleano, un número. (Haría lo mismo si tuvieras una canción llamada «False»)

Al realizar una clasificación, Excel primero clasifica por tipo de datos y luego dentro del tipo de datos. 112 y 702 son números. 3 de Corazones y 38 Especial son texto porque no constan solo de dígitos. Al ordenar por artista, el grupo 311 aparece en dos lugares diferentes porque el nombre del grupo fue analizado por Excel en algunos casos como un número y en otros casos como texto.

Para comprender cómo corregir el comportamiento extraño, es importante comprender que el comportamiento no es realmente extraño; es la lógica que usa Excel. Si desea resultados diferentes, debe trabajar con sus datos para asegurarse de que Excel no los analice incorrectamente.

Primero, si ordena en orden ascendente, los valores en sus celdas se ordenarán en estos tipos de datos:

  • Números en valor creciente (1, 2, 3, etc.)

  • Texto en orden alfabético (a, b, c, etc.). Si el texto comienza con un número (como en 38 Special), entonces el 3, como texto, aparece antes del ABC.

  • Valores lógicos (falso, verdadero)

  • Valores de error (# DIV / 0 !, # N / A, etc.)

  • Espacios en blanco

Si ordena en orden descendente, entonces el orden es inverso al que se muestra aquí, excepto que los espacios en blanco siguen apareciendo como el último tipo de datos ordenado.

Puede ver mejor los tipos de datos que Excel asigna a varias celdas eliminando cualquier alineación explícita en las celdas. De forma predeterminada, los valores de texto están justificados a la izquierda, los números a la derecha y los valores booleanos y de error centrados.

Para que las cosas se ordenen de la forma deseada, solo debe asegurarse de que todas las celdas de una columna contengan el mismo tipo de datos. En el caso del artista y el título de la canción, sería texto. En las celdas que se ordenan como números (como 311), edite la celda para colocar un apóstrofo antes del primer dígito del número. Esto le dice a Excel que desea que el valor de la celda se trate como texto. También puede hacer lo mismo con «Verdadero».

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Este consejo (3362) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

enlace: / excelribbon-Fixing_Odd_Sorting_Behavior [Corregir comportamiento de clasificación extraño].