La función de formato condicional de Excel es muy poderosa. Sin embargo, para el formato complejo, hay un inconveniente para la mayoría de los usuarios de Excel:

La función de formato condicional solo parece permitir que se definan hasta tres condiciones.

En realidad, esto es un poco engañoso. En realidad, hay cuatro formatos condicionales que se pueden especificar. El cuarto es el formato que utiliza Excel si no se cumple ninguna de las tres condiciones especificadas en el cuadro de diálogo Formato condicional. (En otras palabras, la forma en que formatea la celda para empezar es el cuarto formato.)

Si simplemente necesita definir condiciones adicionales, sin la necesidad de los formatos correspondientes, puede diseñar fórmulas para usar en las condiciones.

Estas fórmulas pueden usar las funciones OR, AND y NOT. Por ejemplo, si desea que la celda B5 sea de color rojo cuando el valor de la celda está fuera del rango de 5 a 10, o no es un número, puede usar la siguiente condición:

=OR(B5<5,B5>10,NOT(ISNUMBER(B5)))

Para ingresar esta fórmula en el cuadro de diálogo Formato condicional, asegúrese de especificar «La fórmula es» en lugar de «El valor de celda es» en la condición. Luego, cambiaría el formato de la condición en el cuadro de diálogo para que sea rojo. Se pueden diseñar «fórmulas compuestas» similares para otras necesidades condicionales complejas.

Si necesita definir condiciones adicionales (más de tres) y necesita formatos diferentes para cada una de las condiciones, no tiene suerte.

En ese caso, deberá usar macros VBA para verificar sus condiciones y modificar los formatos de celda en consecuencia. (También puede actualizar a una versión posterior de Excel, 2007 o posterior, ya que estas versiones posteriores manejarán fácilmente más de tres formatos condicionales).

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Este consejo (2439) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003.