Moss creó una base de datos de Access de sus clientes y utiliza Excel para la facturación. Se pregunta si hay alguna manera de completar los campos de información del cliente en Excel invoice

automáticamente desde la base de datos de Access.

Hay algunas formas de abordar esta tarea, y cada método tiene ventajas y desventajas. Un enfoque relativamente simple es (obviamente) renunciar a Excel por completo y simplemente hacer todo en Access. Se pueden crear facturas simples utilizando formularios, y luego sus datos no necesitan viajar entre programas.

Si prefiere hacer la factura en Excel, puede crear un enlace en Excel a una consulta en Access. Crea una nueva consulta seleccionando Datos | Importar datos externos | Nueva consulta de base de datos. Esto inicia un asistente que le hace preguntas sobre lo que desea importar. Al seleccionar la base de datos, la tabla y la columna de datos que necesita a través de las opciones del Asistente, Excel extrae todos los registros de Access en la hoja de trabajo y actualizará automáticamente (volverá a completar) la información cada vez que se abra el libro. Luego, dentro de Excel, puede acceder a la información importada utilizando fórmulas que utilizan varias funciones de búsqueda.

Otro enfoque es desarrollar su propio conjunto de macros VBA para obtener la información de la base de datos de Access. Esta no es una tarea trivial, ya que implica saber cómo acceder, a través de VBA, a objetos tanto en Excel como en Access. También necesitará saber cómo armar declaraciones SQL para extraer solo los datos que desea de la base de datos. La ventaja de esforzarse por crear las macros es que brindan la mayor flexibilidad posible para obtener datos y manipularlos.

Crear las macros exactas que necesita está más allá del alcance de este simple consejo. Puede encontrar más información obteniendo algunos buenos libros de programación de VBA (asegúrese de obtener uno específicamente para Access como uno de los libros). Los sitios web disponibles en el sitio de Access MVP también pueden ser útiles:

http://www.mvps.org/links.html#Access

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (11842) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Pulling_Access_Information_into_Excel [Extraer información de acceso a Excel].