Hay dos formas de ordenar la información en Excel: usando las herramientas Orden ascendente y Orden descendente en la barra de herramientas o usando el cuadro de diálogo Ordenar. El uso de las herramientas de la barra de herramientas le permite ordenar más rápidamente, pero Excel hace algunas suposiciones en el proceso.

Primero, Excel asume que desea ordenar solo por la columna de cualquier celda que haya seleccionado. Si desea realizar ordenamientos secundarios y terciarios en más de una columna (o fila), debe utilizar el cuadro de diálogo Ordenar.

La segunda suposición afecta exactamente lo que ordena Excel. Si tiene una sola celda seleccionada, Excel extiende la selección para seleccionar un rango (como presionar Ctrl + Shift + 8) delimitado por una o más columnas y filas en blanco. Luego examina la primera fila en el rango seleccionado para determinar si contiene información de encabezado o no.

Aquí es donde ordenar con las herramientas de la barra de herramientas puede volverse complicado: su encabezado (suponiendo que tenga uno) debe cumplir con algunas pautas bastante estrictas para que Excel lo reconozca como encabezado. Por ejemplo, si hay celdas en blanco en la fila del encabezado, Excel puede pensar que no es un encabezado. Del mismo modo, si la fila del encabezado tiene el mismo formato que las otras filas del rango de datos, es posible que no la reconozca. Además, si su tabla de datos consta completamente de texto y su fila de encabezado no contiene nada más que texto, Excel, prácticamente todo el tiempo, no reconocerá la fila de encabezado. (La fila se ve como otra fila de datos para Excel.)

Solo después de seleccionar el rango y determinar si hay una fila de encabezado, Excel hará la clasificación real. Lo satisfecho que esté con los resultados depende de si Excel acertó tanto en la selección de rango como en la determinación de la fila de encabezado. Por ejemplo, si Excel no cree que tenga una fila de encabezado, y la tiene, entonces su encabezado se clasifica en el cuerpo de los datos; esto es generalmente algo malo.

Para asegurarse de que su rango de datos se reconozca correctamente, use el atajo Ctrl + Shift + 8 para ver qué selecciona Excel; esto es lo que se ordenará. Si no coincide con sus expectativas, entonces necesita modificar el carácter de los datos en su tabla, o necesita seleccionar el rango de datos antes de usar el cuadro de diálogo Ordenar.

Para asegurarse de que su título se reconozca correctamente, use el atajo Ctrl + Shift + 8 para seleccionar el rango de datos, luego mire la primera fila. Si su encabezado tiene celdas en blanco entre las seleccionadas en la primera fila, o si la primera fila tiene el mismo formato que la segunda fila, o tiene más de una fila de encabezado seleccionada, entonces Excel asume que no tiene ninguna fila de encabezado. Para corregir esto, realice cambios en la fila del encabezado para asegurarse de que Excel lo reconozca correctamente.

Finalmente, todas las apuestas podrían estar canceladas si su tabla de datos usa encabezados de varias filas. Excel tiene dificultades para reconocerlos. Usted agrava el problema cuando espera que incluya filas en blanco en ese encabezado; simplemente no puede hacerlo automáticamente. Sin embargo, puede simplemente seleccionar todas las filas que desea ordenar antes de realizar la ordenación. En otras palabras, sea específico en lo que desea que Excel ordene; no permita que Excel haga las suposiciones por usted.

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Este consejo (2586) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Recognizing_a_Header_Row_when_Sorting [Reconocer una fila de encabezado al ordenar].