Las tablas dinámicas son excelentes para ciertos tipos de análisis de datos. Dado que las tablas dinámicas procesan bastante los números, una de las técnicas que utiliza Excel para procesarlos más rápido es crear un «conjunto de datos intermedio»

trabajar con. Este conjunto de datos intermedio, de forma predeterminada, se almacena con la hoja de trabajo, por lo que las tablas dinámicas pueden aumentar el tamaño de sus libros de trabajo, a veces de manera espectacular.

Si su libro contiene varias tablas dinámicas, todas basadas en una única fuente de datos, Excel puede crear un conjunto de datos intermedio para cada tabla dinámica, en lugar de utilizar un conjunto de datos intermedio. Esto, por supuesto, podría aumentar el tamaño de su libro de trabajo muy rápidamente.

Puede controlar cómo Excel crea el conjunto de datos intermedio modificando las opciones que elija en el Asistente para tablas dinámicas que reúne su tabla dinámica. Si tiene una tabla dinámica en su libro de trabajo y cuando ejecuta el Asistente para tablas dinámicas por segunda vez, especifica la misma fuente de datos que utilizó en la tabla dinámica existente, Excel le informa que «Su nuevo informe utilizará menos memoria si lo basa en su informe existente «. Si hace clic en Sí, ahorrará memoria porque Excel usará los mismos datos intermedios que usó para su otra tabla dinámica.

También puede indicarle a Excel que no guarde sus tablas de datos intermedias en el mismo archivo de disco con el libro de trabajo. Esto hará que el tamaño del archivo de su libro de trabajo sea mucho, mucho más pequeño, pero también requerirá que las tablas dinámicas se actualicen cada vez que abra su libro. Siga estos pasos:

  1. Ejecute el Asistente para tablas dinámicas para crear su tabla dinámica como lo haría normalmente.

  2. Cuando llegue a la pantalla final del Asistente para tablas dinámicas (la que tiene la bandera a cuadros), haga clic en el botón Opciones para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica.

  3. Desactive la casilla de verificación Guardar datos con diseño de tabla.

  4. Elija la casilla de verificación Actualizar al abrir.

  5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica.

  6. Finalice los pasos del Asistente para tablas dinámicas.

No necesita seleccionar la casilla de verificación Actualizar al abrir (paso 4) si no lo desea, pero si no lo hace, deberá recordar actualizar manualmente la tabla dinámica cada vez que abra el libro.

Si ya tiene bastantes tablas dinámicas en su libro de trabajo y no desea volver a realizar el proceso de creación, puede usar una macro para recorrer las tablas dinámicas y modificar el índice de almacenamiento en caché y desactivar el guardado de la datos intermedios al disco. La siguiente macro logrará estas tareas:

Sub PTReduceSize()

Dim wks As Worksheet     Dim PT As PivotTable

For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets         For Each PT In wks.PivotTables             PT.RefreshTable             PT.CacheIndex = 1             PT.SaveData = False         Next     Next End Sub

Una vez que se ejecuta la macro (no tardará mucho), debe guardar su libro de trabajo usando la opción Guardar como. Esto escribirá un nuevo archivo de libro de trabajo y podrá comparar cuánto redujo este cambio el tamaño de su libro de trabajo. Sin embargo, recuerde que, dado que los datos intermedios no se guardan en el disco, la actualización de las tablas dinámicas tarda más cuando abre el libro por primera vez.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios ExcelTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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Este consejo (2851) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Reducing_File_Sizes_for_Workbooks_with_PivotTables [Reducción del tamaño de archivo para libros de trabajo con tablas dinámicas].