A veces, crear solo la fórmula que desea puede ser una victoria en sí misma. Una vez creadas, las fórmulas se vuelven valiosas y es posible que deba usarlas una y otra vez en las diferentes hojas de trabajo que use. ¿No sería genial tener una forma de pegar fórmulas de uso común en un libro de trabajo, de la misma manera que puede pegar imágenes prediseñadas u otros objetos comunes?

Desafortunadamente, tal capacidad no reside en Excel. Sin embargo, hay un par de cosas que puede hacer para que sus fórmulas sean más accesibles. Una cosa que puede hacer es mantener un documento de texto (un documento de Bloc de notas) en su escritorio y almacenar en él las fórmulas de uso común.

Con Excel abierto, puede abrir el documento de texto, copiar la fórmula deseada en el Portapapeles y pegarla rápidamente en la celda deseada del libro.

Otra posible solución es asignar nombres a sus fórmulas.

  1. Ingrese su fórmula como lo haría normalmente.

  2. Seleccione la celda que contiene la fórmula y presione F2. Esto coloca a Excel en modo de edición.

  3. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras usa las teclas de control del cursor para seleccionar la fórmula completa, incluido el signo igual al principio.

  4. Presione Ctrl + C. La fórmula ahora está en el Portapapeles.

  5. Presione Esc. Ahora debería estar fuera del modo de edición y la celda con la fórmula aún está seleccionada.

  6. Elija Nombre en el menú Insertar, luego elija Definir. Excel muestra el cuadro de diálogo Definir nombre. (Ver figura 1)

  7. En el cuadro Nombres en el libro de trabajo, ingrese el nombre que desea asignar a esta fórmula.

  8. Seleccione lo que esté en el cuadro Se refiere a, en la parte inferior del cuadro de diálogo, y presione Ctrl + V. La referencia de celda se reemplaza con la fórmula que estaba en el Portapapeles.

  9. Asegúrese de que no haya signos de dólar en la fórmula. Si los hay, selecciónelos y elimínelos. (Este método de usar fórmulas no funciona bien con referencias absolutas).

  10. Haga clic en Aceptar.

Ahora, siempre que desee usar la fórmula, simplemente ingrese un signo igual y el nombre que le dio a la fórmula en el paso 7. Aunque el nombre se muestra en la celda, la fórmula asignada al nombre se usa realmente para hacer el cálculo. . Dado que la fórmula usó referencias relativas (se deshizo de los signos de dólar), siempre es relativo a dónde usa el nombre en la hoja de trabajo.

Otro enfoque funciona muy bien si se siente cómodo con las macros y con VB Editor. Este enfoque implica hacer que sus fórmulas comunes formen parte de su archivo Personal.xls. Este libro de trabajo se abre cada vez que inicia Excel y está diseñado principalmente para macros y personalizaciones que desea que estén disponibles siempre que use Excel. Pero no hay ninguna razón por la que no se pueda usar también para fórmulas comunes.

Suponiendo que aún no ha creado un archivo Personal.xls, siga estos pasos:

  1. Inicie Excel con un nuevo libro de trabajo.

  2. Elija Macro en el menú Herramientas, luego elija Grabar nueva macro. Excel muestra el cuadro de diálogo Grabar macro. (Ver figura 2)

  3. Con la lista desplegable Almacenar macro en, elija Libro de macros personal.

  4. Haga clic en Aceptar. La Grabadora de macros se está ejecutando ahora y la barra de herramientas Detener grabación debería estar visible.

  5. Seleccione cualquier celda de la hoja de trabajo. (No importa cuál elijas)

  6. Haga clic en Detener grabación en la barra de herramientas Detener grabación.

La macro que grabó ahora se almacena en su hoja de trabajo Personal.xls recién creada. Para ver el código que creó, abra VB Editor (Alt + F11). En la esquina superior izquierda del editor está el Explorador de proyectos; enumera todas las piezas y partes accesibles a través del editor. Uno de los elementos del Explorador de proyectos debe ser PERSONAL.XLS. Si expande este objeto (haga clic en el pequeño signo más a la izquierda del nombre del proyecto), debería ver una carpeta Módulos. Expanda la carpeta Módulos y contiene Module1. Si hace doble clic en este módulo, verá la macro que acaba de grabar; se parece a esto:

Sub Macro1()



' Macro1 Macro '

'     Range("A4").Select End Sub

Ahora puede seleccionar este código y eliminarlo, ya que ya no lo necesita. Luego, puede colocar otras macros o funciones definidas por el usuario en el módulo, para que estén disponibles.

¿Qué pasa con las fórmulas? Cópielos al Portapapeles y péguelos en el módulo, fuera de los procedimientos definidos en el mismo. Todo lo que necesita hacer es asegurarse de anteponer la fórmula con un apóstrofo, para que VB Editor crea que está ingresando un comentario. Cuando necesite las fórmulas en otro momento, simplemente vaya al Editor de VB, abra el módulo, copie la fórmula y péguela en el libro de trabajo que necesita.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios ExcelTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (2957) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posteriores) aquí:

link: / excelribbon-Saving_Common_Formulas [Guardar fórmulas comunes].