Excel le permite abrir bastantes libros de trabajo al mismo tiempo, dependiendo de la cantidad de memoria que tenga disponible en su sistema. Para algunas personas, no es inusual tener diez, quince, veinte o más libros abiertos, todos a la vez.

Tradicionalmente, el método normal utilizado para cambiar de un libro a otro es activar el menú Ventana y luego seleccionar el libro deseado entre los que se muestran en el menú. Si hay más de nueve libros abiertos, Excel muestra una opción de menú que dice «Más ventanas», que puede seleccionar para mostrar una lista de todos los libros abiertos.

La selección de un libro de esta lista termina en ese libro que se muestra.

Si trabaja habitualmente con muchos libros abiertos, puede resultar complicado hacer clic repetidamente en Ventana | Más Windows y luego seleccione qué libro desea ver. Sería mucho más fácil si todos los libros de trabajo estuvieran en la lista, y si pudiera seleccionarlos de la lista. Desafortunadamente, Excel no le permite mostrar más de nueve libros en el menú de Windows. (Nueve parece ser un número bastante arbitrario, pero Microsoft tuvo que establecer un límite en alguna parte. Nueve es tan bueno como cualquier otro límite arbitrario). Sin embargo, existen algunas soluciones que puede utilizar.

La primera solución es simplemente hacer un mejor uso de la barra de tareas de Windows. Primero, configure Excel para que muestre un botón de la barra de tareas para cada libro de trabajo abierto:

  1. Elija Opciones en el menú Herramientas. Excel muestra el cuadro de diálogo Opciones.

  2. Asegúrese de que se muestre la pestaña Ver.

  3. Asegúrese de que la casilla de verificación Windows en la barra de tareas esté seleccionada.

  4. Haga clic en Aceptar.

Ahora, al abrir libros de trabajo adicionales, Excel muestra un botón de la barra de tareas para cada libro de trabajo. Eso significa que si tiene veinte libros abiertos, verá veinte botones en la barra de tareas. Por supuesto, cada botón de la barra de tareas será bastante pequeño y es posible que no pueda distinguir el nombre del libro de trabajo en cada botón. Puede ayudar a mitigar este problema simplemente agrandando la barra de tareas: mueva el puntero del mouse sobre el borde superior de la barra de tareas. Haga clic en el borde y arrástrelo hacia arriba. Esto le permite tener dos, tres o más filas designadas para la barra de tareas.

Los botones individuales serán más grandes a medida que se reorienten para aumentar el espacio de la barra de tareas.

Con la barra de tareas ampliada y los botones disponibles que corresponden a cada libro de trabajo abierto, ya no es necesario ni siquiera abrir el menú Ventana para cambiar de un libro de trabajo a otro. Todo lo que necesita hacer es hacer clic en el botón correspondiente de la barra de tareas.

Si prefiere no agrandar la barra de tareas para que ocupe filas adicionales, puede usar las capacidades de cambio de tareas de Excel. Simplemente mantenga presionada la tecla Alt mientras presiona repetidamente la tecla Tab para cambiar de una ventana a otra. Cuando se selecciona la ventana del libro de trabajo deseado, suelte la tecla Alt y se muestra el libro de trabajo real.

Si prefiere no jugar con la barra de tareas o desordenarla con un botón para cada libro de trabajo, deberá desarrollar macros para mostrar una lista de libros de trabajo, permitirle seleccionar uno y luego cambiar entre ellos. La forma más eficaz de hacerlo es crear un UserForm y adjuntarle varias macros. Siga estos pasos:

  1. Asegúrese de haber creado un archivo Personal.xls para contener sus macros comunes. (Cómo se hace esto se ha discutido en otros números de ExcelTips.)

  2. Presione Alt + F11 para mostrar el Editor de VBA.

  3. Asegúrese de que el libro de trabajo Personal.xls esté seleccionado en la ventana Explorador de objetos. (Esquina superior izquierda del editor de VBA.)

  4. Elija UserForm en el menú Insertar. Aparece un nuevo UserForm en el centro de la pantalla.

  5. Usando la caja de herramientas en el lado izquierdo del Editor de VBA, coloque un control ListBox en el UserForm. Este control mantendrá la lista de libros abiertos. (Siéntase libre de hacer el ListBox tan grande o pequeño como desee).

  6. Agregue cualquier otro elemento que desee al formulario de usuario, como texto explicativo, etc.

  7. Cambie el tamaño del UserForm al tamaño que desee que se muestre.

  8. Haga clic con el botón derecho en UserForm (no en ListBox) y seleccione Ver código en el menú contextual. Luego verá la ventana Código para el formulario de usuario.

  9. Reemplace lo que esté en la ventana Código con el siguiente código:

  10. Elija Módulo en el menú Insertar. Aparece una ventana de Código para el nuevo módulo.

  11. Agregue el siguiente código a la ventana Código del módulo:

  12. Cierre el Editor de VBA y regrese a Excel presionando Alt + Q.

Una vez en Excel, puede asignar la macro AllWindows a un botón de la barra de herramientas oa un elemento del menú. Cuando hace clic en el botón o elige la opción de menú, se muestra el formulario de usuario, que muestra todos los libros abiertos. A continuación, puede seleccionar uno y el formulario de usuario desaparece y se muestra el libro seleccionado.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios ExcelTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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Este consejo (2807) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Seeing_All_Open_Workbook_Names [Ver todos los nombres de libros abiertos].