En los Estados Unidos, los códigos postales vienen en dos formatos: cinco dígitos y nueve dígitos. (En realidad, el código postal de cinco dígitos es un subconjunto del código postal de nueve dígitos.) Si es una hoja de cálculo de Excel que contiene información de dirección, puede convertir códigos postales de nueve dígitos en su equivalente de cinco dígitos.

Esta es una tarea bastante fácil de lograr, ya que todo lo que necesita hacer es quitar todo después del quinto dígito en el código postal. Siga estos pasos:

  1. Inserte una nueva columna, justo a la derecha de la columna de código postal existente.

  2. Suponiendo que los códigos postales están en la columna G y agregó una nueva columna H, puede ingresar lo siguiente en la celda H3:

=Left(G3, 5)

  1. Copie esta fórmula en todas las celdas correspondientes de la columna H.

  2. Seleccione toda la columna H.

  3. Presione Ctrl + C. Excel copia toda la columna al Portapapeles.

  4. Visualice el cuadro de diálogo Pegado especial eligiendo Pegado especial en el menú Edición. (Ver figura 1)

  5. Asegúrese de que el botón de opción Valores esté seleccionado.

  6. Haga clic en Aceptar. La columna H ahora se ha transformado de fórmulas en los resultados de la fórmula.

  7. Suprímase la columna G.

Si tiene una columna vacía a la derecha de sus códigos postales, también puede usar la función Texto a columnas de Excel:

  1. Seleccione todas las celdas que contienen sus códigos postales.

  2. En el menú Datos, elija Texto a columnas. (Ver figura 2)

  3. Asegúrese de que la opción Delimitada esté seleccionada, luego haga clic en Siguiente.

  4. Seleccione la casilla de verificación Otro, coloque un solo guión en el cuadro a la derecha de Otro, luego haga clic en Siguiente.

  5. En el área Formato de datos de columna, seleccione Texto. (Quieres que tus códigos postales tengan formato de texto para que no pierdas ceros a la izquierda).

  6. Haga clic en Finalizar.

En este punto, tiene los primeros cinco dígitos del código postal en la columna original y los últimos cuatro dígitos (si los hay) en la columna previamente vacía a la derecha. Puede eliminar la columna que contiene los cuatro dígitos, si lo desea.

Si necesita truncar códigos postales con bastante frecuencia, es posible que le interese más un enfoque basado en macros. La siguiente macro funcionará:

Sub ZIPShorter()

For Each cell In Selection         cell.Value = Left(cell.Value, 5)

Next End Sub

Todo lo que necesita hacer es seleccionar las celdas que contienen los códigos postales y luego ejecutar la macro.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios ExcelTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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Este consejo (2654) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Shortening_ZIP_Codes [Acortamiento de códigos postales].