En un entorno de oficina, no es raro cargar grandes listas de datos en Excel que han sido generados por programas diferentes a Excel.

Luego, puede usar Excel para masajear y analizar los datos para satisfacer sus necesidades.

Una tarea común es ordenar la lista de datos. Si ordena su lista y luego descubre que la clasificación no fue correcta, esto puede ser muy desconcertante. Hay tres posibles razones por las que una lista no se ordena correctamente.

Primero, la lista podría incluir filas o columnas en blanco. Si este es el caso, solo puede ordenar la lista correctamente seleccionando la lista completa antes de realizar la ordenación. Cuando confía en Excel para seleccionar la lista automáticamente, se detiene en filas y columnas en blanco, lo que, por supuesto, afecta su clasificación.

En segundo lugar, la lista podría ser tan grande que simplemente no tenga suficiente memoria para realizar una clasificación completa de sus datos. La única solución para esto es ordenar la lista en una máquina diferente o agregar más memoria a su computadora.

En tercer lugar, la lista podría contener números con formato de texto. O el archivo original contenía caracteres que Excel no puede analizar como números (como un signo menos a la derecha de un número) o el filtro de importación de Excel decidió malinterpretar los datos que estaba leyendo.

En realidad, esta tercera posibilidad es la más probable al importar información a Excel. Supongamos que ordena una lista en función de una columna en particular, y la lista parece «empezar de nuevo» en el medio. Por ejemplo, ordena de 1 a 1000, y luego comienza de nuevo en 1. Esto es un indicio de que el segundo conjunto de valores (el segundo rango de 1 a 1000) consiste en celdas formateadas como texto en lugar de números. ¿Por qué? Porque el texto siempre se ordena para aparecer después de números regulares. Para convertir los valores de texto en números, pruebe estos pasos:

  1. En una celda en blanco, ingrese el número 1.

  2. Seleccione la celda y presione Ctrl + C. Esto copia la celda al Portapapeles.

  3. Seleccione las celdas que crea que contienen números formateados como texto.

  4. Elija Pegado especial en el menú Editar. Excel muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. (Ver figura 1)

  5. Asegúrese de que el botón de opción Multiplicar esté seleccionado.

  6. Haga clic en Aceptar.

  7. Elimina la celda que creaste en el paso 1.

Cuando se completa, todos los números formateados como texto se convierten a sus equivalentes numéricos. A continuación, puede intentar recuperar la lista de datos.

Debe tener en cuenta que los pasos anteriores no funcionarán si los valores con formato de texto importados a Excel tienen texto, que no sea un espacio, en ellos.

Algunos programas agregan el carácter 160 ASCII. Este carácter a veces se denomina «espacio fijo». Parece un espacio, pero no actúa como tal. El texto superfluo debe eliminarse antes de poder convertir el texto en números. Por supuesto, puede usar la función Buscar y reemplazar de Excel para deshacerse de cualquier carácter no numérico en un rango de celdas.

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Este consejo (2922) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003.