Los códigos postales vienen en dos tipos: códigos de cinco dígitos y códigos de nueve dígitos. Si escribe una columna de códigos postales en Excel, algunos de cinco dígitos y otros de nueve, es posible que se pregunte por qué no se ordenan correctamente.

La razón es que Excel reconoce los códigos de cinco dígitos como entradas numéricas y los códigos de nueve dígitos como entradas de texto. (Es el guión en el medio de los códigos de nueve dígitos lo que hace que Excel trate la entrada como texto). El problema de ordenar los números es que Excel trata los valores numéricos y de texto de manera diferente cuando los ordena.

La solución (sin recurrir a fórmulas y columnas adicionales para ordenar) es asegurarse de obligar a Excel a tratar todas sus entradas como texto. Puede hacer esto formateando una columna como texto antes de ingresar su primer código postal. Simplemente siga estos pasos:

  1. Seleccione la columna (o celdas) que desea que Excel trate como texto.

  2. Elija la opción Celdas en el menú Formato. Excel muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  3. Asegúrese de que la pestaña Número esté seleccionada. (Ver figura 1)

  4. En la lista de formatos disponibles, elija Texto.

  5. Haga clic en Aceptar.

Esto formatea las celdas como texto y luego puede ordenar los códigos postales correctamente. Sin embargo, no se deje engañar: debe realizar el cambio de formato antes de ingresar valores en las celdas. Si formatea las celdas como texto después de ingresar la información, aún no se ordenarán correctamente. Sin embargo, puedes hacer lo siguiente:

  1. Formatea las celdas como texto.

  2. Seleccione una celda que tenga un código postal de cinco dígitos.

  3. Presione F2. Esto le informa a Excel que desea editar la celda.

  4. Inmediatamente presione Enter. Esto le dice a Excel que ha terminado de editar la celda.

  5. Repita los pasos 2 a 4 para cada celda que contenga un código postal de cinco dígitos.

Una vez que se realiza este proceso, puede ordenar las celdas, como desee.

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Este consejo (2793) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

enlace: / excelribbon-Sorting_ZIP_Codes [Clasificación de códigos postales].