Ordenar por cinco columnas (Microsoft Excel)

Excel incluye una función de clasificación que le permite ordenar fácilmente una lista de datos hasta en tres columnas. Sin embargo, si tiene una lista de datos grande o compleja, es posible que desee ordenar por más de tres columnas. Hay varias formas de lograrlo.

Suponiendo que tiene cinco columnas por las que desea ordenar, el primer método es hacer dos pasadas para ordenar. Si desea ordenar los datos en el orden de las columnas A, B, C, D y E, debe realizar la primera clasificación utilizando las columnas C, D y E. Una vez que estén en orden, ordene por las columnas A y B El resultado es que toda su lista de datos está en orden.

Estrechamente relacionado con esto está el hecho de que puede usar las herramientas de clasificación en la barra de herramientas para ordenar sus cinco columnas. Primero, elija una celda en la columna E, luego haga clic en la herramienta Ordenar ascendente o Ordenar descendente. Repita este proceso seleccionando una celda en cada una de las otras columnas (D, C, B y A), a su vez, y haciendo clic en la herramienta adecuada. Al final de este proceso iterativo (que solo requiere cinco clics rápidos de las herramientas de clasificación), su lista completa está en el orden que desee.

Hay algunas cosas importantes a tener en cuenta al ordenar como se describe aquí: El carácter de los datos de su lista puede afectar la calidad del ordenamiento realizado. Si sus datos contienen celdas vacías, valores de error o números con formato de texto, es posible que Excel no clasifique los datos en el método que espera. La solución es «normalizar» sus datos, por ejemplo, asegurarse de que los números sean realmente números y no números formateados como texto, y luego volver a ordenarlos.

Otra solución es crear una «columna de clasificación» para sus datos. Este enfoque funciona muy bien si sus datos son todo texto o si puede convertirlos fácilmente a un formato basado en texto para la clasificación. En este escenario, combinaría el contenido de las columnas A a E en la columna F, y luego ordenaría por una sola columna: F. Podría usar este tipo de fórmula en la columna F:

Si una de las columnas contiene una fecha, deberá convertir la fecha a un formato de texto coherente, como se hace con esta fórmula:

Si una de las columnas contiene valores numéricos, puede normalizarlos utilizando una construcción de función TEXTO similar que rellena el valor con ceros iniciales:

Si ordena bastante y no desea utilizar las rutinas de ordenación integradas de Excel, debe investigar las funciones de ordenación de terceros. Los algoritmos de clasificación son una rama fascinante de las matemáticas, y algunos algoritmos muy populares (como la clasificación de shell, la clasificación de intercambio, la clasificación de burbujas, etc.) se pueden implementar mediante funciones de Excel. La forma en que se utilizarían esas funciones en su sistema depende de la forma en que fueron implementadas por su desarrollador.

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Este consejo (2255) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003.