Chris preguntó si había una manera de «compactar» un libro de trabajo grande para acelerar su almacenamiento, apertura y cierre. La respuesta corta es no, no hay forma; a diferencia de los programas de bases de datos (Microsoft Access), Excel no tiene una función para compactar un archivo.

Dicho esto, hay cosas que puede hacer para acelerar las cosas, especialmente si ha estado usando el libro de trabajo por un tiempo. Los libros de trabajo tienden a «hincharse» con el tiempo, solo por el uso rutinario. Quizás el mayor culpable son las macros, ya que múltiples ediciones en macros pueden causar la fragmentación de cómo se almacena el código de la macro en un libro de trabajo. Puede exportar, eliminar e importar módulos de macros, lo que solucionará gran parte del problema. También puede utilizar un «limpiador» de terceros para macros, como CodeCleaner de Rob Bovey:

http://www.appspro.com/Utilities/CodeCleaner.htm

También debe presionar Ctrl + Fin en su libro de trabajo para ver a dónde lo lleva Excel. Si está mucho más allá de la última columna y fila de los datos reales de su hoja de trabajo, entonces Excel está guardando datos adicionales (aunque sean datos en blanco) con su libro de trabajo. Elimine las columnas y filas reales que están a la derecha o debajo de sus datos, luego vuelva a guardar.

También puede hacer «Guardar como» para guardar su libro de trabajo en un archivo nuevo. Compare los tamaños de los archivos nuevos y antiguos, manteniendo el más pequeño. Si eso no funciona (y está usando Excel 2000 o posterior), guarde el libro como un archivo HTML. Luego, use Excel para abrir el archivo HTML que acaba de guardar, luego guarde el archivo HTML como un archivo XLS. Se sabe que este «viaje de ida y vuelta» a través del formato HTML reduce considerablemente el tamaño del archivo. (Si hace esto, asegúrese de exportar sus macros del libro de trabajo antiguo e importarlas al nuevo. Las macros nunca sobreviven a una experiencia HTML de ida y vuelta).

Verifique si su libro contiene objetos que no son de Excel, como gráficos, archivos de sonido u otros objetos incrustados. Estos pueden ocupar bastante espacio de archivo. Si no los necesita, elimínelos.

Si su hoja de trabajo tiene varias tablas dinámicas, hay varias cosas que puede hacer para reducir el tamaño del archivo. Estas ideas se relatan en otros números de ExcelTips.

Si su libro de trabajo contiene fórmulas muy grandes (las que se ejecutan una y otra vez para las líneas), examine las fórmulas para ver si se pueden acortar de alguna manera. Quizás podría extraer partes comunes de fórmulas y asignarlas, como «subfórmulas», a nombres definidos, y luego hacer referencia a los nombres en sus fórmulas más grandes. Esto ahorra espacio especialmente si la fórmula se usa en muchos lugares del libro de trabajo.

Además, el uso de la función de «seguimiento de cambios» de Excel puede hacer que los libros de trabajo sean más grandes, especialmente si mantiene un historial de cambios. Considere desactivar la función si realmente no la necesita.

Si no puede encontrar una manera de reducir el tamaño de su archivo y aún se carga lentamente, verifique que la desaceleración real no sea atribuible a su software antivirus. Si está verificando y volviendo a verificar sus archivos de Excel, eso puede agregar bastante tiempo a cualquiera de sus operaciones de archivo, particularmente si está en una red.

Finalmente, siempre puede repensar la organización de su libro de trabajo. Por ejemplo, tenía un libro de trabajo en el que traté de mantener todo lo histórico relacionado con un proyecto. El resultado fue una enorme hoja de trabajo que tardó una eternidad en cargarse en la red. La mejor solución que encontré fue copiar los datos históricos que ya no necesitaba en un libro de trabajo diferente y luego hacer mi trabajo con los registros del proyecto más recientes. Este enfoque ofreció una mejora espectacular de la velocidad en las operaciones de archivos.

Se pueden adoptar enfoques similares con otros datos. Por ejemplo, en lugar de mantener los datos de todos los clientes en un solo libro de trabajo, puede colocar los datos de cada cliente en su propio libro de trabajo. La ventaja es que los libros de trabajo individuales son más fáciles de abrir y manipular que el gran libro de trabajo individual. Luego, puede utilizar otras funciones en Excel (incluidas las macros, si lo desea) para extraer datos de los distintos libros de trabajo para producir informes resumidos.

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (2402) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003.