Excel le permite realizar un seguimiento de los cambios realizados en un libro, como se describe en otros números de ExcelTips. Cuando activa el seguimiento de cambios, Excel requiere que comparta el libro. Después de todo, el seguimiento de cambios está destinado a utilizarse en un entorno en el que varios usuarios acceden y cambian el mismo libro de trabajo.

En algún momento, es posible que desee desactivar el seguimiento de cambios para que ya no se anoten en el libro de trabajo. Si lo desactiva, Excel asume que también desea dejar de compartir el libro, por lo que automáticamente desactiva el uso compartido. Si aún desea seguir compartiendo, sin seguimiento, puede que se pregunte cuáles son sus opciones.

Desafortunadamente, Excel es bastante confuso cuando se trata de compartir un libro y realizar un seguimiento de los cambios. Las dos características están íntimamente relacionadas entre sí.

  • Si comienza con un libro de trabajo nuevo y luego elige compartirlo (Herramientas | Compartir libro de trabajo), Excel permite que otros accedan y modifiquen el libro de trabajo. Sin embargo, el seguimiento de cambios no está activado en este momento.

  • Si comienza con un libro de trabajo completamente nuevo y luego elige realizar un seguimiento de los cambios (Herramientas | Control de cambios | Resaltar cambios), Excel comparte automáticamente el libro de trabajo y activa el seguimiento de cambios.

  • Si comienza con un libro de trabajo compartido y elige Herramientas | Seguimiento de cambios | Resalte Cambios, la casilla de verificación Control de cambios durante la edición está seleccionada. Esto puede hacerle pensar que solo porque el libro de trabajo se comparte, el seguimiento de cambios también está activado; no lo es. (Puede verificar esto porque los cambios no están marcados en el libro de trabajo). Si hace clic en Aceptar en el cuadro de diálogo, se habilitará. Si hace clic en Cancelar, no se habilitará. Si desactiva la casilla de verificación Control de cambios durante la edición y hace clic en Aceptar, Excel también dejará de compartir el libro.

  • Si comienza con un libro de trabajo que tiene activado el control de cambios y elija Herramientas | Seguimiento de cambios | Resalte los cambios, la casilla de verificación Control de cambios durante la edición está seleccionada, como debería estar. Si borra la casilla de verificación y hace clic en Aceptar, Excel dejará de compartir el libro.

  • Si comienza con un libro de trabajo que tiene activado el control de cambios y elija Herramientas | Compartir libro, luego se selecciona la casilla de verificación Permitir cambios por más de un usuario al mismo tiempo. (Recuerde: si el seguimiento de cambios está activado, el libro de trabajo se comparte automáticamente). Si desmarca la casilla de verificación y hace clic en Aceptar, se desactiva el uso compartido y la función de seguimiento de cambios.

¿Es de extrañar que todo esto sea confuso? La forma más sencilla de desactivar el seguimiento de cambios y aún tener un libro compartido es desactivar el seguimiento de cambios y luego guardar el libro. Esto lo guarda en modo de usuario único. Luego puede compartir el libro de trabajo y volver a guardarlo. Cuatro simples pasos (desactivar el seguimiento, guardar el libro de trabajo, compartir el libro de trabajo y guardar el libro de trabajo) y estará exactamente donde desea estar. Sin embargo, recuerde que si elige Herramientas | Seguimiento de cambios | Resalte Cambios, parecerá que el seguimiento de cambios aún está activado. Ignore la casilla de verificación y haga clic en Cancelar; no está encendido en este momento.

La única forma de lograr el resultado deseado más rápidamente es utilizar una macro.

La siguiente macro automatiza los pasos que acabamos de comentar:

Sub KeepShared()

Dim sFile As String     Dim sMsg As String     Dim iUsers As Integer     Dim iAnswer As Integer

With ActiveWorkbook         If .MultiUserEditing Then             sFile = .Name             iAnswer = vbYes             iUsers = UBound(.UserStatus)

If iUsers > 1 Then                 sMsg = sFile & " is also open by " & _                     iUsers - 1 & " other users:"

For x = 2 To iUsers                     sMsg = sMsg & vbCrLf & .UserStatus(x, 1)

Next                 sMsg = sMsg & vbCrLf & vbCrLf & "Proceed?"

iAnswer = MsgBox(sMsg, vbYesNo)

End If

If iAnswer = vbYes Then                 .ExclusiveAccess                 .SaveAs Filename:=sFile, AccessMode:=xlShared             End If         End If     End With End Sub

La macro comienza verificando la propiedad .MultiUserEditing para asegurarse de que se comparta el libro. Si es así, la macro comprueba si el libro de trabajo está siendo utilizado por varias personas en este momento. Si es así, se le preguntará si desea continuar. Si lo hace (o si no hay varios usuarios con el libro de trabajo abierto en el momento actual), el libro de trabajo se configura para acceso exclusivo (usuario único) y luego se guarda en modo compartido. La configuración del libro de trabajo para acceso exclusivo también desactiva la función de seguimiento de cambios.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios ExcelTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (2511) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

link: / excelribbon-Turning_Off_Track_Changes_without_Unsharing [Desactivar el control de cambios sin dejar de compartir].