Se utiliza un _ formulario de datos_ para permitir una fácil manipulación de la información en una lista de datos de Excel. Si bien una lista es pequeña, por ejemplo, cuando cabe en una pantalla, es más fácil ingresar o cambiar información directamente. Cuando comience a obtener una mayor cantidad de registros, es posible que el uso de un formulario de datos sea más fácil.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que muestra un registro completo de su lista a la vez. Excel considera que un registro es una sola fila en su lista de datos, por lo que un formulario de datos básicamente extrae la información de una fila, usa las etiquetas de campo de la primera fila de la lista y muestra la información para que pueda entenderla más fácilmente. Para utilizar un formulario de datos, siga estos dos sencillos pasos:

  1. Seleccione una celda (cualquier celda) dentro de su lista de datos.

  2. Elija la opción Formulario en el menú Datos. Excel muestra el formulario de datos de su lista. (Ver figura 1)

Hay varios elementos importantes a tener en cuenta al trabajar con formularios de datos.

El título que aparece en la parte superior del formulario de datos se toma directamente del nombre de la hoja de trabajo en la que residen los datos. Si desea cambiar el título, simplemente cambie el nombre de la pestaña de la hoja de trabajo.

Las etiquetas de los campos se enumeran en el lado izquierdo y puede ingresar información a la derecha de estas etiquetas. Si un campo contiene una fórmula, no puede ingresar información en ese campo; se calcula automáticamente.

Puede moverse entre los campos de entrada presionando la tecla Tab. Cuando presiona Enter, cualquier cambio que realice se guarda en el registro. Los botones del lado derecho del formulario de datos se utilizan para navegar por la lista. Si hace clic con el mouse en el botón Cerrar, el formulario de datos se elimina y regresa a su hoja de trabajo.

Observe que hay varios botones de búsqueda ubicados a lo largo del lado derecho del formulario de datos. Los botones Buscar anterior y Buscar siguiente se utilizan para recorrer la lista. Si hace clic en el botón Criterios, puede ingresar información que será utilizada por los otros botones de búsqueda (Buscar anterior y Buscar siguiente) al mostrar registros.

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Este consejo (2973) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posterior) aquí:

enlace: / excelribbon-Using_Data_Forms [Uso de formularios de datos].