En muchas ocasiones, es posible que deba tener subtotales y totales en la misma columna de datos. La solución más sencilla sería poner subtotales y totales en diferentes columnas (como suelen hacer los contables), pero esto no siempre es práctico para los datos disponibles. En estos casos, hay tres enfoques diferentes que puede utilizar.

El primer método consiste en colocar los distintos subtotales, según se desee. Luego, cuando llegue el momento de colocar sus totales, simplemente use una fórmula SUM modificada. Por ejemplo, si desea obtener un total para el rango F10: F32, y hay subtotales intercalados en la columna, usaría esta fórmula para su total:

=SUM(F10:F32)/2

Esto funciona porque la suma de los subtotales simplemente duplica el valor real de la columna. La segunda forma es utilizar la característica Autosuma familiar de Excel, accesible a través de la barra de herramientas. Inserte sus subtotales como de costumbre en la columna. Cuando esté listo para agregar su total, seleccione todas las celdas que desea sumar, así como la celda donde aparecerá su total. Entonces, si desea un total para el rango B3: B20 (que incluye algunos subtotales) y desea que el total aparezca en B21, seleccione las celdas B3 a B21. Luego haga clic en la herramienta Autosuma. El total insertado por Excel en la celda B21 es la suma de todos los subtotales de la columna.

Si está utilizando una tabla de datos bien definida (encabezados, varias columnas, etc.), es posible que también desee utilizar la función de subtotales incorporada de Excel. Esto funciona particularmente bien si necesita subtotales basados ​​en un cambio en un valor de columna en particular. Por ejemplo, puede tener una tabla que enumere productos en una columna, cantidades en otra y valores en otra. Puede insertar subtotales y totales para esta tabla siguiendo estos pasos:

  1. Ordene la tabla por los valores de la columna Productos.

  2. Elija Subtotales en el menú Datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Subtotal. (Ver figura 1)

  3. Asegúrese de que la lista desplegable En cada cambio en esté establecida en Productos.

(Esto indica dónde insertará Excel los subtotales).

  1. La lista desplegable Usar función debe establecerse en Suma.

  2. Usando la lista del cuadro Agregar subtotal a, elija las columnas a las que se deben agregar los subtotales.

  3. Asegúrese de que la casilla de verificación Resumen debajo de los datos esté seleccionada. (Esto inserta el total que necesita.)

  4. Haga clic en Aceptar.

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Este consejo (2749) se aplica a Microsoft Excel 97, 2000, 2002 y 2003. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de cinta de Excel (Excel 2007 y posteriores) aquí:

enlace: / excelribbon-Using_Subtotals_and_Totals [Uso de subtotales y totales].