Cómo crear tablas dinámicas en Excel

Pero espera. Antes de crear una tabla dinámica, asegúrese de que todas las columnas tengan un encabezado.

Si algún encabezado de columna se deja en blanco, la tabla dinámica no se creará y mostrará un mensaje de error.

Requisito 1: Todas las columnas deben tener un encabezado para comenzar con las tablas dinámicas en Excel

Debe tener sus datos organizados con el encabezado adecuado. Una vez que lo tenga, puede insertar la tabla dinámica.

Para insertar una tabla dinámica desde el menú, siga estos pasos:

Este es un atajo de teclado secuencial para abrir el cuadro de opción Crear tabla dinámica.

Presione el botón Alt y suéltelo. Presiona N y suéltalo. Presiona V y suéltalo. Se abrirá el cuadro de opción Crear una tabla dinámica.

Ahora simplemente siga el procedimiento anterior para crear una tabla dinámica en Excel.

Una de las cosas que más me gustan de Microsoft Excel es que en cada nueva versión de Excel introducen nuevas funciones, pero no descartan las antiguas (como hizo MS con win 8. Fue patético). Esto * permite que los usuarios mayores trabajen normalmente en versiones nuevas como solían trabajar en versiones anteriores.

Si presiona secuencialmente ALT, D y P en el teclado, Excel se abrirá para crear un asistente de tabla dinámica.

Seleccione la opción adecuada. La opción seleccionada en la captura de pantalla anterior nos llevará a crear una tabla dinámica como la creamos antes.

Presione Enter o haga clic en Siguiente si desea verificar el rango seleccionado.

Presiona Enter nuevamente.

Seleccione una nueva hoja de trabajo o donde desee que su tabla dinámica presione Enter. Y esta hecho.

Ahora sabe cómo insertar una tabla dinámica. Preparémonos para hacer informes usando tablas dinámicas en minutos.

Tenemos los datos del pedido estacionario.

Los campos de la columna son:

Fecha de pedido: Fecha de pedido (Obviamente)

Región: La región de pedido en el país Cliente: Nombre del cliente (_ qué más puede ser) _ Artículo: Artículo pedido Unidad: Número de unidades de un artículo pedido Costo unitario: Costo unitario Total: Costo total del pedido (unidad unidad costo).

Áreas de pivote: estas 4 áreas se utilizan para mostrar sus datos de manera educada.

FILTROS: Coloque aquí los campos a los que le gustaría aplicar filtros en su informe.

COLUMNAS: Coloque aquí los campos que desee en sus columnas del informe: (Es mejor mostrar que explicar)

FILAS: Arrastre los campos que desea mostrar sin procesar como en la imagen de arriba, he mostrado Región en FILAS.

VALORES: seleccione un campo para obtener el recuento, la suma, el promedio, el porcentaje (y muchos más), etc.

Ahora, utilizando la información anterior, hemos preparado este informe dinámico rápido que muestra desde qué región cuántos pedidos se realizan para cada artículo.

Ahora que comprende sus datos y los campos dinámicos (después de todo, es inteligente), respondamos algunas preguntas relacionadas con estos datos utilizando la tabla dinámica rápidamente.

La tabla dinámica está inicialmente en blanco, como se muestra en la imagen siguiente.

Debe seleccionar campos (nombres de columna) en las áreas apropiadas para ver el resumen o los detalles de ese campo.

Ahora, para responder a la pregunta anterior, seleccionaré Elemento (seleccione cualquier columna, solo asegúrese de que no tenga una celda en blanco en el medio) en los campos de valor.

Seleccione Elemento de la lista de campos y arrástrelo al campo Valor.

Tenemos nuestra respuesta. Las tablas dinámicas me dicen que hay un total de 43 pedidos. Esto es correcto.

Consejo profesional: debe verificar sus datos si son correctos o no. Si este número no coincide con los datos, significa que ha seleccionado un rango incorrecto o que el campo tiene celdas en blanco.

Información: el campo de valor por defecto cuenta el número de entradas en una columna si contiene texto y sumas si el campo solo contiene valores.

Puede cambiar esto en la configuración del campo de valor. ¿Cómo? Lo veremos más adelante en este tutorial de tabla dinámica.

Ahora que he seleccionado OrderDate en Valuesarea, muestra * 42.

Esto significa que OrderDate tiene una celda en blanco, ya que sabemos que el número total de pedidos es 43 *.

La tabla dinámica puede ayudarlo a encontrar información incorrecta en los datos.

La mayoría de las veces, nuestros datos son preparados por operadores de entrada de datos o por usuarios que generalmente son irregulares y necesitan algo de limpieza para preparar informes y análisis precisos.

Siempre debe limpiar y preparar sus datos de manera educada, antes de preparar cualquier informe. Pero a veces solo después de preparar el informe nos damos cuenta de que nuestros datos tienen alguna irregularidad. Ven, te mostraré cómo…

Ahora para responder a esta pregunta:

Seleccione Región y arrástrelo al Área de filas y Elemento al Área de valores.

Obtendremos datos divididos según la región. Podemos responder de qué región han llegado cuántos pedidos.

Hay un total de 4 regiones en nuestros datos según la tabla dinámica.

Pero espere, observe que la región Central y Centrle. Sabemos que Centrle debería ser Central. Hay una irregularidad. Necesitamos ir a nuestros datos y hacer una limpieza de datos.

Para limpiar los datos en el campo de región, filtramos el nombre de región incorrecto (Centrle) y lo corregimos (Central).

Ahora regrese a sus datos dinámicos.

Haga clic derecho en cualquier lugar de la tabla dinámica y haga clic en Actualizar.

Su informe ahora se ha actualizado.

INFO: Independientemente de los cambios que realice en sus datos de origen, la tabla dinámica seguirá funcionando con datos antiguos hasta que los actualice. Excel crea un caché dinámico y una tabla dinámica se ejecuta en ese caché. Cuando se actualiza, la caché anterior se cambia con datos nuevos.

Ahora, puede ver que, de hecho, solo hay 3 regiones.

A veces necesitará informes como el de la imagen de arriba. Esto facilita la visualización de sus datos de forma estructurada. Puede saber fácilmente desde qué región cuántos artículos se ordenan. Veamos cómo puede hacer esto.

Mueva la región y el elemento al área FILAS. Asegúrese de que la región esté en la parte superior y los elementos en la parte inferior, como se muestra en la imagen.

Arrastre el elemento para el área de valor.

Como resultado, obtendrá este informe.

Servirá. Pero a veces su jefe quiere informar en forma tabular sin subtotales. Para hacer esto, necesitamos formatear nuestra tabla dinámica.

Siga estos pasos:

Puede ver que ahora no hay subtotales.

Multa. Pero todavía no está en forma de tabla. Las regiones y los elementos se muestran en una sola columna. Muéstralos por separado.

Ahora, para mostrar Regiones y Elementos en diferentes columnas, siga estos pasos:

Ahora sabemos el número total de pedidos realizados para cada artículo de cada región. Se muestra en las columnas Recuento de elementos.

Cambie el nombre de la columna a Pedidos.

Ahora luce mejor.

Para responder a esta pregunta, necesitamos una suma de Unidades. Para hacerlo, simplemente mueva el campo Unidades a Valores. Resumirá automáticamente el número de unidades de cada artículo. Si una columna de la tabla dinámica solo contiene valores, la tabla dinámica muestra de forma predeterminada la suma de esos valores. Pero se puede cambiar desde una configuración de campo de valor. ¿Cómo? Les mostraré lo último.

En nuestros datos de muestra, el precio de un artículo es diferente para diferentes pedidos. Por ejemplo, consulte Carpetas.

Quiero saber el costo promedio de cada artículo en la tabla dinámica. Para averiguarlo, arrastre Costo unitario al campo Valor. Mostrará la suma del costo unitario.

No queremos la suma del costo unitario, queremos el promedio del costo unitario. Para hacerlo …​

Finalmente, tendrá este Informe dinámico:

Una de las funciones más útiles de la tabla dinámica son sus campos calculados. Los campos calculados son campos que se obtienen mediante algunas operaciones en columnas disponibles.

Entendamos cómo insertar campos calculados en una tabla dinámica con un ejemplo:

Con base en nuestros datos, preparamos este informe.

Aquí, tenemos la suma de unidades y el costo total. Acabo de mover la columna total al campo Valores y luego le cambié el nombre a Costo total. Ahora quiero saber el precio promedio de una unidad de cada artículo para cada región.

Y ese sería:

Insertemos un campo en la tabla dinámica que muestre el precio promedio de cada artículo por región:

Siga estos pasos para insertar un campo calculado en la tabla dinámica 1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica y vaya a la pestaña Analizar

Puede escribir esto manualmente desde el teclado o puede hacer doble clic en los nombres de campo enumerados en el área Campos para realizar operaciones.