Kim creó un formulario en Excel que se basa en la validación de datos para presentar respuestas mediante listas desplegables. Hay una serie de preguntas en el formulario. Se pregunta si hay alguna forma de obligar a que las preguntas se respondan en orden. Le gustaría, por ejemplo, que el usuario respondiera la pregunta 1 antes de pasar a la pregunta 2, etc.

Lograr este tipo de tarea puede exigir el uso de una macro o la creación de un formulario de usuario, pero no es necesario que siga este camino. (El uso de macros y formularios de usuario es muy poderoso, pero también es más complejo de lo que algunas personas desearían). Puede obtener un nivel de «orden» simplemente ajustando las especificaciones que usa en sus listas desplegables de validación de datos.

Como ejemplo, querrá configurar algunos rangos con nombre en su libro de trabajo. Elija una celda y asígnele el nombre «Predeterminado». En esa celda, ponga un mensaje predeterminado, como el texto «Responda las preguntas en orden». En otro rango con nombre (quizás llamado «Q1Answers»), incluiría la lista de respuestas aceptables para su primera pregunta. Finalmente, debe asignar un nombre a la celda que contendrá la respuesta del usuario a la pregunta, como «Q1Response». Puede crear rangos de nombres similares para las otras respuestas aceptables y las respuestas a sus otras preguntas (Q2Answers, Q3Answers, Q2Response, etc.).

Luego, en su verificación de validación para cada una de sus preguntas, puede usar una fórmula para especificar qué Excel debe usar como posibles respuestas. En este escenario, la configuración de validación para la pregunta 1 es fácil; simplemente establezca la configuración Permitir en Lista y especifique (en el cuadro Fuente) que desea utilizar el rango de Q1Answers utilizado. Sin embargo, para preguntas posteriores, debe utilizar una fórmula en el cuadro Fuente. Por ejemplo, para la pregunta 2, debe utilizar la siguiente fórmula en el cuadro Fuente:

=IF(OR(Q1Response="",Q1Response=Default),Default,Q2Answers)

Para cada pregunta subsiguiente, debe cambiar la designación Q1 por la que sea apropiada para la pregunta anterior y cambiar la designación Q2 por la que sea apropiada para la pregunta actual. La fórmula funciona porque especifica que si la respuesta a la pregunta 1 está vacía o es igual al valor predeterminado («Responder las preguntas en orden»), la respuesta predeterminada se muestra como la opción para la pregunta 2. Si ninguna de esas condiciones existen, las respuestas a la pregunta 2 se muestran y se pueden seleccionar. Si las personas intentan responder a las preguntas cuando no se ha respondido una pregunta anterior, la única opción desplegable visible será el valor predeterminado («Responder las preguntas en orden»).

Puede llevar este enfoque un paso más allá, si lo desea, agregando formato condicional a la mezcla. Si usa el mismo tipo de prueba (para ver si se respondió la pregunta anterior), puede modificar el formato de las celdas que contienen sus preguntas. Por ejemplo, si la pregunta anterior no ha sido respondida, simplemente formatee las preguntas posteriores para que aparezcan en blanco. Eso los hace desaparecer en el fondo blanco de la celda. Luego, a medida que se responde a cada pregunta, parece aparecer la siguiente, en orden.

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (8386) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Answering_Questions_in_Order [Respondiendo preguntas en orden].