Jan usa un programa para crear un archivo CSV. Este archivo se puede abrir en Excel para un análisis más detallado. Cuando Jan hace doble clic en el archivo CSV en Windows, Excel se inicia y luego carga el archivo. El problema es que el archivo, cuando se abre, no lo analiza Excel. En lugar de que los valores separados por comas estén en diferentes columnas, cada registro aparece en una sola columna.

La razón de este comportamiento es probablemente bastante simple y tiene que ver con el formato en el que el programa que no es Excel almacena los datos en el archivo CSV. Para comprender eso, es fundamental comprender cómo Excel abre archivos CSV.

Cuando abre un archivo CSV en Excel (ya sea haciendo doble clic en Windows o usando Archivo | Abrir en Excel), el programa trata las comas en el archivo como delimitadores. Esto tiene sentido; después de todo, se supone que el archivo contiene valores separados por comas (CSV). No puede anular este filtrado automático al abrir el archivo.

Entonces, ¿cómo trata Excel los datos entrantes? Considere, por un momento, si el archivo CSV contiene los siguientes cuatro registros:

a,b,c,d,e "a,b,c,d",e a,"b,c",d,e "a,b,c,d,e"

En lo que respecta a Excel, el primer registro tiene cinco campos, separados por comas. El segundo registro tiene solo dos campos, «a, b, c, d»

y «e». La inclusión de comillas alrededor de «a, b, c, d» hace que Excel trate la cadena como una unidad discreta. En otras palabras, Excel ignora las comas que puedan aparecer entre las comillas.

Dado el efecto que tienen las comillas, probablemente pueda averiguar cómo Excel interpreta el tercer y cuarto registro. En este caso, el tercer registro tiene solo cuatro campos y se interpreta que el cuarto registro tiene solo un campo.

¿Qué tiene esto que ver con el archivo CSV que parece cargarse incorrectamente? Es muy posible que el programa que crea el archivo CSV ponga un par de comillas alrededor de cada registro. Esto haría que todo en el registro fuera tratado como un solo campo por Excel, lo que significa que termina en una sola columna cuando se carga el archivo CSV.

Hay un par de formas de verificar esto. La primera es simplemente abrir el archivo CSV con el Bloc de notas y mirar cada registro. (Haga clic con el botón derecho en el archivo CSV en Windows, elija Abrir con | Elija Programa, luego elija Bloc de notas).

Otra forma es cambiar el nombre del archivo CSV para que su extensión no sea .csv sino .txt. Cuando elige abrir este archivo dentro de Excel, se inicia el Asistente para importación de texto. Elija Delimitado, haga clic en Siguiente y, a continuación, podrá ver qué delimitadores se eligen. Preste atención al calificador de texto; si lo cambia, puede ver inmediatamente en la parte inferior del cuadro de diálogo cómo Excel interpreta los registros del archivo.

Si encuentra que hay comillas adicionales alrededor de cada registro en el archivo CSV, hay tres cosas que puede hacer. La primera es cambiar el programa que crea el archivo CSV para que no agregue las comillas adicionales; luego podrá importar sin problemas. El segundo es continuar y cargar el archivo CSV en Excel, de modo que cada registro esté en la columna A. Tenga en cuenta que las comillas envolventes desaparecieron, eliminadas por el proceso de importación. Esto significa que ahora puede utilizar el asistente de Texto a columnas para separar los datos de la columna A en columnas individuales.

Finalmente, la tercera cosa que puede hacer es crear una macro que abrirá el archivo CSV y lo analizará por usted. Esto es particularmente útil si va a abrir, con el tiempo, muchos archivos CSV que tienen exactamente el mismo formato. Su macro podría ser tan elaborada como desee, incluso formatear columnas y procesar datos a medida que se importan. Las formas de crear macros como esta se encuentran en otros números de ExcelTips.

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (11264) se aplica a Microsoft Excel 2007 y 2010. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-CSV_File_Opens_with_Data_in_a_Single_Column [Archivo CSV se abre con datos en una sola columna].