John tiene una columna de factura números en una hoja de trabajo. Tiene un directorio en la red donde el personal guarda un PDF de la factura real y lo nombra usando el mismo número de factura que está en la hoja de trabajo. Cada número de factura en la hoja de trabajo debe tener un PDF con el nombre correspondiente en el directorio de la red. John está buscando una manera, dentro de Excel, de verificar y verificar que realmente existe un PDF para cada número de factura.

No hay forma de hacer esto usando los comandos integrados de Excel. Sin embargo, puede crear una macro que haga la verificación por usted. Por ejemplo, considere la siguiente función simple definida por el usuario:

Function FileExists1(sPath As String)

FileExists1 = Dir(sPath) <> ""

End Function

La rutina simplemente devuelve un valor Verdadero o Falso, según si existe el archivo especificado. El valor que se pasa a la función debe incluir una ruta completa y un nombre de archivo. Por ejemplo, si la especificación del archivo (incluida la ruta) estuviera en la celda A1, podría usar lo siguiente en una celda:

=FileExists1(A1)

Sin embargo, es posible que no desee poner el nombre de ruta completo en la celda. En ese caso, podría especificarlo en la fórmula real, de esta manera:

=FileExists1("c:\your\path\here\" & A1 & ".pdf")

Por supuesto, podría especificar la ruta en la función definida por el usuario:

Function FileExists2(sFile As String)

sPath = "c:\your\path\here\" & sFile & ".pdf"

FileExists2 = Dir(sPath) <> ""

End Function

Con dicha función, podría crear fácilmente una fórmula en su hoja de trabajo que «marcaría» las facturas que faltan en el directorio:

=IF(FileExists2(A1),"","Missing Invoice")

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios ExcelTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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Este consejo (7402) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010 y 2013. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Checking_for_the_Existence_of_a_File [Comprobación de la existencia de un archivo].