Excel es una herramienta útil para realizar un seguimiento de todo tipo de datos. Mucha gente lo usa en el trabajo para crear informes ad-hoc para diferentes departamentos o proyectos. Mientras trabaja con sus datos, es posible que se pregunte cómo puede insertar automáticamente saltos de página cuando cambia el contenido de una determinada columna. Por ejemplo, es posible que tenga una columna que contenga los nombres de los departamentos y que desee que cada departamento comience en una nueva página.

Esto es bastante fácil de hacer con la función de subtotales incorporada de Excel.

Todo lo que necesitas hacer es seguir estos pasos generales:

  1. Asegúrese de que su tabla contenga etiquetas de columna. Por ejemplo, si la columna A contiene los nombres de los departamentos, la celda A1 podría contener una etiqueta como «Departamento». Asegúrese de que todas las columnas tengan etiquetas.

  2. Ordene los datos en su tabla, usando la columna del departamento como clave.

  3. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  4. Con cualquier celda dentro de la tabla aún seleccionada, haga clic en la herramienta Subtotal en el grupo Esquema. Excel muestra el cuadro de diálogo Subtotal. (Ver figura 1)

  5. Con la lista desplegable En cada cambio en, seleccione Departamento.

  6. Usando la lista desplegable Usar función, seleccione Recuento.

  7. Usando la lista Agregar subtotal a, seleccione el nombre de la columna donde desea que aparezca su subtotal.

  8. Asegúrese de que la casilla de verificación Salto de página entre grupos esté seleccionada.

  9. Haga clic en Aceptar. Excel agrega los subtotales y el recuento de páginas, como se indica.

Si, por alguna razón, no desea utilizar la función Subtotales, siempre puede escribir una macro que elimine todos los saltos de página en su hoja de trabajo y luego agregar nuevos saltos de página en los lugares apropiados. La siguiente macro funcionará:

Sub PageBreak()

Dim CellRange As Range     Dim TestCell As Range

Set CellRange = Selection     For Each TestCell In CellRange         ActiveSheet.Rows(TestCell.Row).PageBreak = xlPageBreakNone         If TestCell.Value <> TestCell.Offset(-1, 0).Value Then             ActiveSheet.Rows(TestCell.Row).PageBreak = xlPageBreakManual         End If     Next TestCell End Sub

Para usar la macro, simplemente seleccione las celdas que desea usar como clave para hacer las divisiones, menos la celda superior. Por ejemplo, si los departamentos están en la columna A, filas 2 a 37, seleccionaría el rango en A3 a A37. Ejecute la macro, y los saltos de página antiguos se eliminarán y se agregarán nuevos.

_Nota: _

Si desea saber cómo usar las macros descritas en esta página (o en cualquier otra página de los sitios ExcelTips), he preparado una página especial que incluye información útil.

link: / excelribbon-ExcelTipsMacros [Haga clic aquí para abrir esa página especial en una nueva pestaña del navegador].

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Este consejo (7991) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010 y 2013. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Conditional_Page_Breaks [Conditional_Page_Breaks].