Randy recibe un documento PDF mensual de aproximadamente 30 páginas que se ha escaneado desde una copia impresa. Este archivo contiene cientos de nombres y direcciones de nuevas conexiones de servicios públicos del mes anterior. No sabe cómo convertir este documento en una hoja de cálculo de Excel para poder ordenarlo según sus necesidades. Actualmente está imprimiendo y volviendo a escanear el documento en un archivo RTF y luego convirtiéndolo en un archivo de texto, pero esto lleva horas.

Hay varias formas de obtener datos de Excel de un archivo PDF. Si tiene una de las últimas versiones de Adobe Acrobat (como Adobe Acrobat Pro DC), puede exportar desde el archivo PDF a formato Excel. (Simplemente haga clic en Herramientas | Reconocer texto | Guardar como | Hoja de cálculo | Libro de trabajo de Microsoft Excel). Otros lectores de PDF, y hay muchos de ellos en el mercado, también pueden exportar a formato Excel o directamente a un formato que Excel pueda leer.

También hay una multitud de programas de conversión de datos en el mercado que le permiten abrir archivos PDF y guardarlos en una variedad de formatos.

Aquí, sin ningún orden en particular, hay algunas sugerencias de los lectores de ExcelTips. (Algunos tienen un costo adjunto; otros son gratuitos. Compruébelos para ver cuáles se ajustan mejor a sus necesidades).

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Todo lo anterior (relacionado con la exportación a Excel) también funciona si desea exportar a Word. Por qué querrías hacer esto? Porque colocar el archivo en Word puede facilitar la edición y la eliminación de caracteres extraños. Una vez realizada la limpieza, puede copiar del documento de Word y pegarlo en una hoja de cálculo de Excel.

Por supuesto, cada vez que use un programa (incluido Acrobat) para hacer una conversión a un formato diferente, querrá asegurarse de verificar lo que crea el programa. Es muy posible que los programas lean mal algo en el archivo PDF, lo que podría resultar en errores de datos.

Una mejor solución a largo plazo es hablar con quien le proporcione su documento PDF original. Si alguien se está tomando el tiempo para crear el documento PDF, es probable que esté comenzando con sus datos en algún otro formato. Si puede convertirlos directamente en un libro de Excel o en un formato CSV, puede importarlos directamente a Excel y omitir el PDF por completo. La razón por la que esta es la mejor solución a largo plazo es que es la que menos trabajo para usted y también la solución menos propensa a errores.

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (11648) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 y 2016.

Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí: enlace: / excel-Converting_PDF_to_Excel [Conversión de PDF a Excel].