Carol preguntó si hay una forma en Excel de crear listas desplegables de modo que la segunda lista desplegable dependa de la selección realizada en la primera lista desplegable.

En realidad, hay varias formas diferentes de realizar esta tarea, desde fórmulas simples hasta macros complejas. El método que elija depende, más directamente, del tipo de listas desplegables que desee crear. En realidad, hay tres tipos de listas desplegables que puede crear en Excel:

Listas de validación . * Si desea limitar la entrada en determinadas celdas, puede crear listas de validación desplegables.

Listas de formularios . * Puede utilizar las herramientas de formularios (enlace: / excelribbon-Mostrando_Excels_Developer_Tab [pestaña Desarrollador] de la cinta, grupo Controles, herramienta Insertar) para crear listas desplegables. Estos son excelentes si va a crear un formulario de Excel protegido.

Userforms . * Estos son cuadros de diálogo, creados en el editor de VBA. «Ejecuta» un formulario de usuario llamándolo desde una macro. Esta es la forma más versátil de interfaz de usuario, ya que le permite la mayor latitud en lo que ve el usuario. (También requiere el conocimiento más avanzado de Excel para crear).

En lugar de discutir cómo crear listas desplegables dependientes basadas en cada uno de estos tipos de listas desplegables, elegiré examinar el método más simple, que será suficiente para la mayoría de las personas. Si usa la función INDIRECTO junto con las listas de validación de datos, es bastante fácil obtener el resultado que desea:

  1. En una hoja de trabajo en blanco en su libro de trabajo, cree una lista de los elementos que estarán en la primera lista desplegable. Por ejemplo, cree una lista de departamentos en su empresa, como Ventas, Investigación, Ejecutivo, Producción, etc. (Deben ser entradas de una sola palabra en la lista).

  2. Seleccione la lista de elementos que creó en el paso 1 y asigne un nombre al rango con un nombre como «Departamentos».

  3. En la misma hoja de trabajo, cree una lista de elementos que podrían aparecer en la lista desplegable secundaria. Debe haber una lista para cada entrada en la lista que hizo en el paso 1. Por ejemplo, podría crear una lista de personal de ventas, una lista de personal de investigación, etc.

  4. Enumere por lista, seleccione las listas que creó en el paso 3. Dé a cada lista un nombre de una sola palabra que coincida con los nombres utilizados en la lista en el paso 1, es decir, Ventas, Investigación, Ejecutivo, etc.

  5. Cambie a la hoja de trabajo donde desea que aparezcan las listas desplegables.

  6. Seleccione las celdas donde los usuarios deberían poder ingresar elementos de su primera lista, la que creó en el paso 1.

  7. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  8. Haga clic en la opción Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. Excel muestra el cuadro de diálogo Validación de datos. (Ver figura 1)

  9. Usando la lista desplegable Permitir, elija Lista.

  10. En el cuadro Fuente, ingrese un signo igual seguido del nombre que creó en el paso 2. Por ejemplo, = Departamentos.

  11. Haga clic en Aceptar. Ahora ha especificado que solo se puede ingresar la información de su primera lista en las celdas que seleccionó en el paso 6.

  12. Seleccione las celdas donde los usuarios deberían poder ingresar elementos de las listas dependientes. Por ejemplo, seleccione las celdas a la derecha de las celdas que seleccionó en el paso 6.

  13. Muestre la pestaña Datos de la cinta.

  14. Haga clic en la opción Validación de datos en el grupo Herramientas de datos. Excel vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Validación de datos.

  15. Usando la lista desplegable Permitir, elija Lista.

  16. En el cuadro Fuente, ingrese una fórmula que use la función INDIRECTA. Si la primera celda del rango seleccionado en el paso 11 es la celda B3, y desea que esa primera celda dependa de lo que se elija en la celda A3, entonces usaría la siguiente fórmula:

  17. Haga clic en Aceptar.

Eso es. Ahora las personas solo pueden seleccionar de su lista principal si están usando una de las celdas especificadas en el paso 6, y de las listas dependientes apropiadas si eligen una de las celdas en el paso 12.

Hay muchas variaciones diferentes de este enfoque (usando validación de datos). Puede encontrar más información sobre algunos de estos enfoques visitando estas páginas web:

http://www.ozgrid.com/download/ (download the MatchingLists.zip file)

http://www.contextures.com/xlDataVal02.html

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (10545) se aplica a Microsoft Excel 2007 y 2010. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Creating_Dependent_Drop-Lists [Creación de listas de drop dependientes].