Hay momentos en los que un orden de clasificación normal simplemente no es suficiente.

En cambio, necesita un orden de clasificación especial que se ajuste al tipo de datos con los que está trabajando. En un consejo anterior, aprendió que puede indicarle a Excel que ordene por un orden de clasificación especial, como los días de la semana. También puede crear fácilmente sus propias órdenes de clasificación.

Por ejemplo, supongamos que tiene un campo que puede contener el nombre de uno de los cuatro colores (negro, rojo, verde y naranja) y que desea que su lista esté ordenada en ese orden. El problema es que Excel normalmente ordenaría esta lista alfabéticamente: negro, verde, naranja y rojo. La solución es crear una lista personalizada que tenga los nombres de los colores en el orden que desee.

Para crear una lista personalizada, siga estos pasos:

  1. Muestra el cuadro de diálogo Opciones de Excel. (En Excel 2007, haga clic en el botón Office y luego en Opciones de Excel. En Excel 2010 o una versión posterior, muestre la pestaña Archivo de la cinta y luego haga clic en Opciones).

  2. Si está utilizando Excel 2007, asegúrese de que Popular esté seleccionado a la izquierda del cuadro de diálogo. Si está utilizando una versión posterior de Excel, haga clic en Avanzado en el lado izquierdo del cuadro de diálogo y desplácese hacia abajo hasta la sección General.

  3. Haga clic en Editar listas personalizadas. Excel muestra el cuadro de diálogo Listas personalizadas y oculta el cuadro de diálogo Opciones de Excel. (Ver figura 1)

  4. Seleccione la opción NUEVA LISTA de la lista Listas personalizadas a la izquierda del cuadro de diálogo.

  5. En la parte Listar entradas del cuadro de diálogo, comience a escribir el orden en el que desea que se clasifiquen los elementos.

  6. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Agregar.

  7. Repita los pasos 4 a 6 para definir otras listas que desee.

  8. Haga clic en Aceptar para finalizar.

En el paso 5, debe ingresar información en el área Lista de entradas del cuadro de diálogo. Para este ejemplo, escribiría lo siguiente:

Black Red Green Orange

Asegúrese de presionar Enter al final de cada elemento y de que lo que escriba coincida exactamente con los posibles contenidos del campo de clasificación. Una vez que sus listas estén definidas, puede usarlas para ordenar como se describe en otros ExcelTips.

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Este consejo (8733) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Creating_a_Sort_Order [Creación de un orden de clasificación].