Greg usa Excel para calcular el tiempo, lo que significa que tiene muchas celdas formateadas que se ven así: 10 de marzo a las 15:00. Las personas que usan su hoja de trabajo constantemente parecen ingresar la hora en un formato que no es el preferido. Por ejemplo, omiten los dos puntos o el mes y se preguntan por qué no se calcula correctamente. Greg ha visto otras hojas de cálculo de Excel en las que el formato preferido está «preintroducido» en cada celda aplicable para el usuario en una forma atenuada, como: mmm dd hh: mm. Greg se pregunta cómo hacer eso con Excel.

No existe una manera simple y fácil de hacer algo como esto en Excel. Lo más parecido que hemos visto es la función de máscara de entrada disponible en Access, pero no en Excel. Es posible que lo que Greg vio en otras hojas de cálculo de Excel se deba a algún complemento en ese sistema o algún conjunto de macros complejas que manejaban la pantalla.

Es mejor recordar que el formato de una celda es solo para visualización, no afecta el valor de la celda en sí. Si el usuario no ingresa una fecha y hora válidas o es una fecha y hora incompletas, el valor almacenado en la celda será incorrecto. El ingreso previo del formato de fecha preferido en la celda no les impedirá usar otros formatos.

Si lo desea, puede ir por la ruta simple y simplemente agregar comentarios (o notas si está usando Excel 2019 o Excel en Office 365) a las celdas de entrada. Los comentarios o notas podrían explicar el formato de entrada e incluso la importancia de utilizar el formato correcto. La gente, por supuesto, podría ignorar los comentarios o notas por completo.

Si esto es un problema, una cosa que podría intentar es «pre-ingresar» texto mostrando el formato deseado («mmm dd hh: mm») y usar formato condicional para hacer que el texto sea gris cuando la celda tiene ese texto en particular o el formato explícito gris y luego el formato condicional en negro cuando la celda no es el texto de ejemplo. Pero eso no evitará que el usuario ingrese una fecha y hora usando un formato diferente o ingrese incorrectamente los valores (al no incluir una pieza de información necesaria).

Se pueden usar menús desplegables simples de Excel para permitir al usuario seleccionar mes, día, año, hora y minuto en celdas separadas y luego usar una fórmula para unirlo. Incluso podría utilizar medios más complicados de validación de datos para garantizar que los datos se ingresen de manera aceptable, pero la fecha y la hora siguen siendo números, por lo que verificar la validez se vuelve difícil. Es posible permitir una entrada más fácil y en estas páginas se pueden encontrar algunos consejos posibles para hacer las cosas:

http://excelribbon.tips.net/T012550_Using_an_Input_Mask.html http://www.contextures.com/xlDataVal12.html http://www.cpearson.com/excel/datetimeentry.htm

Hay varios complementos de «selector de fecha» y «selector de tiempo» que la gente ha creado en Excel (algunos personalizables, otros no) que se pueden buscar en Google y probar o crear uno personalizado en VBA.

ExcelTips es su fuente de formación rentable en Microsoft Excel.

Este consejo (1113) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365.