Rangos de datos de gráficos que cambian fácilmente (Microsoft Excel)

Excel es excelente cuando se trata de crear gráficos basados ​​en datos en una tabla de datos. Puede usar las herramientas en la pestaña Insertar de la cinta para identificar rápidamente una tabla de datos completa o puede seleccionar una parte de una tabla de datos y usar las mismas herramientas para crear un gráfico basado solo en esa parte.

Si cambia el rango de datos de su gráfico con bastante frecuencia, puede resultar agotador cambiar continuamente la referencia del rango de datos. Por ejemplo, si tiene una tabla de datos que incluye varios años de datos, es posible que desee ver un gráfico que se basa en los primeros cinco años de datos y luego cambiar el rango de datos para que el gráfico se refiera a un subconjunto diferente de los datos. Realice los cambios con la suficiente frecuencia y comenzará a buscar formas de hacer que los cambios sean más fáciles (y más confiables).

Una forma de hacer esto es con el uso de rangos con nombre y varias funciones de la hoja de trabajo. Digamos que su gráfico está incrustado en una hoja de trabajo, pero la hoja de trabajo es diferente a aquella donde se encuentran los datos de origen. En la misma hoja que el gráfico, cree dos celdas de entrada que servirán como indicadores «desde» y «hasta». Nombra estas dos celdas con algo así como FromYear y ToYear.

En su hoja de trabajo de datos (la que no tiene el gráfico; nombraré la hoja de trabajo «Datos de origen»), los datos están ordenados con cada año en una columna separada y una serie de factores de costo en cada fila. Comience su tabla en la columna F y coloque sus años en la fila 2. Coloque los factores de costo en la columna E, comenzando en la fila 3. Encima de los años coloque una letra mayúscula que sea igual a la letra de la columna, y en la columna D coloque un número que es el mismo que el número de fila de los datos. (Ver figura 1)

Figura 1. Primera fase de preparación de datos.

En este ejemplo, el gráfico que está incrustado en la otra hoja de trabajo se basa en los datos en el rango F2: I5. No hay nada especial en el gráfico, pero los cambios que se están preparando para realizar lo harán dinámico y, por lo tanto, mucho más útil.

Aún trabajando en la hoja de trabajo «Datos de origen», comience colocando la siguiente fórmula en la celda B1:

Esta fórmula proporciona un título dinámico que luego utilizará para su gráfico. Asigne a la celda B1 el nombre addrTitle, luego coloque la siguiente fórmula en la celda B2:

Recuerde que esta es una fórmula única, aunque aquí se muestra en dos líneas para mayor claridad. Copie la fórmula en B2 en las celdas B3: B5. La fórmula devuelve cadenas de direcciones que representan los rangos deseados para los valores del eje X y la serie de datos. Los rangos reales devueltos por las fórmulas variarán, según los valores que ingrese en las celdas FromYear y ToYear en la otra hoja de trabajo. Para aclarar las cosas, puede ingresar algunas etiquetas en la columna A. (Ver Figura 2.)

Figura 2. Segunda fase de preparación de datos.

Ahora necesita nombrar cada una de las celdas en el rango B2: B5. Seleccione B2 y en el cuadro de nombre (justo encima de la columna A) ingrese el nombre «addrXVal» (sin las comillas). De manera similar, nombre B3 como addrCost1, B4 como addrCost2 y B5 como addrCost3.

El siguiente paso es crear un par de fórmulas con nombre que puede utilizar para crear los gráficos. Muestre la pestaña Fórmulas de la cinta y haga clic en la herramienta Definir nombre para mostrar el cuadro de diálogo Nuevo nombre. (Vea la figura 3.)

Figura 3. El cuadro de diálogo Nuevo nombre.

En el área Nombre, en la parte superior del cuadro de diálogo, escriba «rngXVal» (sin las comillas), luego escriba lo siguiente en el cuadro Se refiere a:

Haga clic en Aceptar y se define el nombre. Luego, usando el mismo cuadro de diálogo Nuevo nombre, defina nombres adicionales (rngCost1, rngCost2 y rngCost3) que usen el mismo tipo de fórmula INDIRECTA para referirse a los rangos addrCost1, addrCost2 y addrCost3, respectivamente.

Ahora finalmente está listo para actualizar las referencias en su gráfico.

Haga clic con el botón derecho en el gráfico y elija Seleccionar origen o Seleccionar datos, según su versión de Excel. Excel muestra el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. (Consulte la figura 4.)

Figura 4. La pestaña Serie del cuadro de diálogo Datos de origen.

Para cada una de las series de datos enumeradas en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, haga clic en el botón Editar e ingrese el Nombre y los Valores de acuerdo con los nombres que definió. Por lo tanto, para la serie Cost1, debe ingresar un Nombre de = ‘Datos de origen’! AddrCost1 y un Valor de = ‘Datos de origen’! RngCost1.

También usaría referencias y nombres similares para cada una de las otras series de datos.

Tenga en cuenta que debe incluir el nombre de su hoja de trabajo (Datos de origen), entre apóstrofos, en las referencias que ingrese. En la categoría (X)

Referencia de etiquetas de eje que puede ingresar = ‘Datos de origen’! RngXVal.

Una vez hecho esto, puede cambiar los años de inicio y finalización en las celdas FromYear y ToYear, y Excel actualiza automática e inmediatamente el gráfico para representar los datos que especificó.

Para darle un toque adicional, si aún no ha agregado un título de gráfico, hágalo. Si está utilizando Excel 2007 o Excel 2010, seleccione el gráfico, muestre la pestaña Diseño de la cinta, haga clic en la herramienta Título del gráfico y elija la forma en que desea que aparezca el título. El título debería aparecer inmediatamente en el gráfico.

Si está utilizando Excel 2013 o una versión posterior, haga clic en el icono Elementos del gráfico, cerca de la esquina superior derecha de su gráfico. (Parece un signo más). Excel muestra un menú «flotante» que enumera varios elementos que puede agregar a su gráfico. (Vea la figura 5.)

Figura 5. Agregar títulos a un gráfico en Excel en Office 365.

Asegúrese de que aparezca una marca de verificación junto al elemento Título del gráfico. El título debería aparecer inmediatamente en el gráfico.

Independientemente de la versión de Excel que esté utilizando, haga clic en el título (dentro del gráfico) una vez para seleccionarlo. Debería ver el cuadro de selección alrededor del título. En la barra de fórmulas, ingrese lo siguiente:

El título del gráfico ahora está vinculado a la celda que contiene la cadena de título, que a su vez se actualiza dinámicamente cada vez que cambia los valores FromYear y ToYear.

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Este consejo (8667) se aplica a Microsoft Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 y Excel en Office 365. Puede encontrar una versión de este consejo para la interfaz de menú anterior de Excel aquí:

link: / excel-Easily_Changing_Chart_Data_Ranges [Cambiando fácilmente los rangos de datos del gráfico].